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Strategic Sourcing Agile

Muita gente pergunta: estou começando agora em uma empresa. O que devo fazer para começar uma negociação? Quais são os primeiros passos que tenho que dar?

Eu vou chamar aqui de Strategic Souring Agile, pois acredito muito nessa metodologia, mas gostaria de mostrar uma forma mais ágil, mais condensada de aplicá-la. Porque quando você está começando em uma empresa, esperam resultados quase que imediatos e quero te mostrar uma forma de você olhar rápido os números e ter um resultado mais ágil. Essa é a ideia.

O que eu faria? Bem, antes de mais nada entender o que está sendo pedido. Eu conversaria com o meu cliente interno sobre o que já foi feito e o que não foi feito nessa categoria e se ele viu alguma oportunidade – pois ele está a mais tempo do que você na empresa e na categoria, pelo menos neste cenário. Se já tem um comprador naquela categoria e ele passou a bola para você, ótimo, vai lá e conversa com ele.

Depois, eu entenderia a demanda e entenderia qual o valor a ser negociado, se tem alguma informação da última negociação, qual foi o preço pago, perguntaria sobre a qualidade para saber se estão satisfeitos ou não com o fornecedor atual e então entenderia muito rapidamente a demanda.

O segundo passo é entender quais fornecedores eu cotaria. É hora de descobrir quem é o fornecedor atual, quem já proveu esse material. Peça indicações de fornecedores na empresa, nos grupos de whatsapp, no LinkdIn e pesquise no Google.

Faça uma análise rápida de Matriz Kraljic para entender em que quadrante está essa categoria. Isso vale para os três quadrantes – o único quadrante que eu não usaria dessa maneira seria o quadrante Itens Estratégicos, mas os outros três dá para fazer rapidinho.

Feito isso, elabore uma RFI curta, com 10 ou 15 perguntas no máximo para você ter alguma informação. Na verdade, faça a RFI e uma RFP juntas. Lembre que aqui a ideia é ganhar tempo. Provavelmente ninguém vai esperar três meses para você fazer uma negociação, então você precisa entrar rápido no jogo. Com perguntas rasas de RFI para conhecer o fornecedor, peça já uma cotação em cima disso. Na volta faça uma tomada de preço – se tiver com muita urgência pode ser feita até mesmo pelo telefone, de novo não sou o maior fã disso, mas se eventualmente você estiver com muita pressa é o jeito.

Faça a tomada de preço e já avise: só três melhores preços vão para mesa de negociação. Os outros que não colocarem um preço competitivo eu nem consideraria porque estamos querendo entregar resultado. Outra opção seria enviar o que chamamos de farol, uma planilha para o fornecedor entender e refazer o preço dele e voltar, isso demora um pouco mais de tempo, mas é possível fazer também. E de novo, os três melhores iriam para a mesa de negociação.

Na mesa de negociação provavelmente é uma rodada só. Tem que ser uma rodada matadora, você tem que estar muito muito bem preparado para uma rodada matadora. Nessa rodada você dá mais dois ou três dias para o fornecedor responder e fecha a negociação. Tem que usar todas as suas habilidades de negociação para gerar um resultado rápido e forte.

E, para finalizar faça uma LOI (Carta de Intenção) para poder fechar direitinho porque como foi muito rápido é importante deixar isso muito bem registrado e dá melhor maneira possível.

Essas são minhas dicas. O que você acha desse Strategic Souring Agile? Você acha que conseguiria implementar isso rapidamente nas suas categorias para agilizar o processo?

Um grande abraço,

Renato Honorato

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