Uma etapa muito importante do Comprador junto aos fornecedores é a Carta de Agradecimento, finalizando o processo de negociação.
Para que serve a Carta de Agradecimento?
É Importante não só para a negociação em si, mas também para o relacionamento que se deve manter e cultivar com os fornecedores.
Importante ressaltar neste documento a participação do fornecedor, que o processo de cotação é saudável para garantir a competição e que você conta com o fornecedor em novas oportunidades.
Claro que há o momento certo para se fazer isso, mas o mais importante é não esquecer de fazer seu documento final. É um simples ato, bastando enviar este documento agradecendo ao fornecedor pela sua participação no processo de negociação.
Este documento pode fazer parte da sua assinatura do e-mail, pode ser um texto pré-pronto no seu editor de texto preferido ou até, se você estiver usando uma ferramenta de E-Procurement, já deixar pré-gravado o modelo. Talvez, pequenos ajustes sejam necessários para adequar o texto a categoria, motivo e data.
Por um posicionamento ético não se deve abrir quem ganhou, qual foi o preço, quais foram os critérios etc. Essas são informações confidenciais nossas, da área de Suprimentos, restritas a área de compras e a política da empresa.
Cada fornecedor deve ser capaz de fazer a sua lição de casa e identificar os aspectos que podem tê-lo desclassificado do processo de concorrência.
No entanto, o fornecedor não tem bola de cristal, e deve sim saber que o processo, no qual ele está participando, foi finalizado.
Por isso você deve agradecer a participação e explicar que o processo é importante para oxigenar a base de fornecedores, para democratizar uma compra e que faz parte do processo de governança e que você conta com este fornecedor em novas oportunidades.
Lembre-se que sempre terão próximas oportunidades, seja na mesma categoria ou em outro item. Nesta empresa em que você está ou em outra, sempre existirão novas oportunidades rodando e por isso se torna tão importante manter um bom relacionamento com esse fornecedor.
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Fica a dica…
