O Strategic Sourcing é uma ferramenta extremamente robusta. Com a metodologia é possível negociar de forma mais técnica e, assim, fugir daquela negociação de pedir “descontinho” para o fornecedor.
Com ela, a área de compra passa a entender o custo com um nível de detalhe tão grande, que é possível inclusive dizer com precisão qual é o preço daquela mercadoria, daquele produto ou serviço.
Mas o que faz o Strategic Sourcing ser tão completo e forte? As ferramentas utilizadas para rodá-lo da maneira certa. Aqui você conhece um pouco mais dessas ferramentas por trás da potente metodologia. Veja como cada uma delas atua e, juntas, formam uma metodologia completa e poderosa.
O início do Strategic Sourcing na área de Compras
Análise de demanda
É o primeiro passo da metodologia. É a construção do que se está comprando, é o alicerce do Strategic Sourcing. Quais são as especificações, o volume, os fornecedores, alíquotas de impostos, qual o origem e destino do produto e o preço que que se paga hoje. Existem empresas especializadas, com softwares especializados, mas a maioria dos compradores usam o MS-Excel para fazer isso.
Curva ABC
Também faz parte da primeira fase do Strategic Sourcing. Ajuda a priorizar aquilo que precisa ser negociado, quais são os principais itens da categoria ou quais são os principais itens do estoque e os principais fornecedores.
Make vs buy
Uma análise para saber se vale a pena internalizar, ou seja, fazer dentro de casa, ou se vale a pena comprar um produto, fazer uma verticalização do seu processo.
Gestão a vista
Gestão à Vista É uma ferramenta exclusiva da Vorätte. A gestão a vista dá a estratégia, todo o processo, ou seja, tudo o que você precisa para não se perder. Conseguimos desenvolver um processo em que você faz o treinamento e já consegue colocá-lo em prática no dia seguinte.
Conhecendo seu fornecedor
Análise SWOT
É essa análise quem vai mostrar as fortalezas, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças que a categoria, fornecedor ou a empresa têm dentro do processo.
Análise Swot é uma poderosa ferramenta de análise que cabe tanto para o fornecedor, como para o comprador. Neste outro Post veja a Análise de Swot Pessoal
Matriz Kraljic
Mostra como negociar a categoria, como lidar com o seu fornecedor, quem é o melhor comprador para a negociação. A Kraljic divide tudo em quadrantes e deixa claro se é uma categoria crítica ou não crítica, se é estratégica ou alavancada. Para cada um dos quadrantes que cair sua categoria ou fornecedor é preciso montar uma estratégia diferente de abordagem de negociação e até de tratativa.
Gostou da Matriz Kraljic? Veja detalhes neste Post completo da Matriz de Kraljic
5 forças de Porter
Mostra o grau de dificuldade, de relacionamento que você pode ter com a sua categoria. Se é fácil para entrar novos players, se é difícil, como ela está classificada no meio, etc. Aqui você vai entender qual é a sua força de negociação com essa categoria, com esse fornecedor e com o mercado.
Veja mais em as 5 Forças de Porter
RFx (Request For X = I, Q, P, S, F)
RFx é a forma que chamamos o grupo de ferramentas que utilizamos para conhecermos melhor nossos fornecedores, capturar o preço e/ou entender melhor uma especificação. Quando incluímos o x no final da RF, isto significa que está representando o I de informação, P de Proposta, Q de Cotação (Quotation) ou F de Especificação (Feature).
Então, a RFI é uma Request For Information e é utilizado para buscar informações básicas do fornecedor como: faturamento, certificações, local de atendimento, etc. A RFP é uma Request For Proposal e é utilizado para fazer uma tomada de preço, sem compromisso, com os principais fornecedores.
A RFQ é uma Request For Quotation e serve para iniciar a cotar os preços dos fornecedores que foram selecionados na RFI. A RFF é uma Request For Features e pode ser utilizado para alinhar ou validar uma característica ou especificação de um produto ou serviço.
Mas com o a experiência que temos em Estratégica de Negociação, estamos aplicando a Request for Solution, esta deve ser utilizada por compradores e empresas mais maduras, que já cortaram o mato alto e precisam ser mais criativas no seu processo de negociação e tomada de preço.
É mais complexa, pois demandará do comprador uma análise mais detalhada do processo, uma vez que não mais estará comparando banana com banana e sim, o melhor valor e análise técnica avançada de TCO para avaliar a solução enviada pelo fornecedor.
Alavanca de benefícios
No Curso Strategic Sourcing Pró você vai conhecer esta ferramenta exclusiva da Vorätte. Mapeamos 59 ações que podem ser utilizadas para melhorar o processo de negociação.
Cada ação tem um nível, maturidade e potencial de redução de custo da categoria que está sendo negociado. Com as alavancas da Vorätte é possível mapear e identificar qual o potencial Saving que esta categoria pode gerar. Outra grande vantagem é que a não utilização de uma alavanca pode reduzir e muito uma economia já mapeada. Se o cliente interno eventualmente disser que não pode usar alguma alavanca é possível demostrar o impacto negativo disso. Outra oportunidade é saber qual o potencial de rodar novamente uma categoria, conhecendo os benefícios de gerar novas economias.
Should Cost
Quanto deveria custar um produto ou serviço. É uma análise extremamente detalhada do custo dos seus fornecedores, item a item, que você vai encontrar dentro da estrutura de preço dele. O melhor preço, por item, de cada fornecedor será o balizador do melhor preço que você poderia ter no mercado. Você pode utilizar este preço para ancorar uma negociação ou para ser a base da sua ZOPA (Zone of Potential Agreement).
TCO (Total Cost of Ownership)
Com ela é possível entender e mapear todo o custo da cadeia de abastecimento de um produto ou serviço. Ao comprar um carro, por exemplo, você precisa saber quanto é o seguro, quanto ele consome de combustível, como é a sua revenda etc. Não é só o preço do produto ou serviço , mas todo o custo que envolve a compra.
Cleansheet
É a análise de um produto ou serviço começando do zero. Você deve desmontar o produto ou serviço que você está comprando e medir e verificar o quanto custa ou deveria custar cada item. Para ajudar na composição do preço, o comprador pode ir ao mercado para cotar e entender quando custa comprar cada item independente. Além disso é possível descobrir se está comprando a melhor tecnologia, por exemplo, pois com o Cleansheet você olha para todos os detalhes do seu produto ou serviço.
Click e entenda Clean Sheet
Cost Break Down
Aqui o comprador vai abrir os custos do fornecedor com a ajuda dele. Então ele saberá qual é a porcentagem da matéria prima, da mão de obra, da energia elétrica, dos impostos, etc. Este é um item obrigatório em toda a negociação e deve ser solicitado durante a RFI ou RFP.
Homologação de fornecedor
Aqui é possível entender se aquele fornecedor está ou não aderente no seu processo, qual a participação dele na sua empresa e a sua participação na empresa dele, se ele tem fôlego financeiro para aguentar as inovações que você vai propor, etc.
Os irmãos metralhas: BATNA, MDO, LAA
BATNA
É a melhor alternativa que você tem em uma negociação. Ao montar a estratégia de negociação você tem que saber qual é a sua melhor alternativa, pois esse é seu ponto de entrada ou de saída em uma negociação.
MDO
É um segundo passo, aquele que você gostaria de alcançar.
LAA
Seu sonho de consumo.
Por exemplo, seu BATNA é quando você recebe as propostas durante uma negociação e sabe que pode tirar 5% dela. O MDO seria algo como pegar a melhor prática dessa categoria e ver quanto ela reduz. Vamos supor que seja 12%. E o LAA seria um grande desafio, baseado em algum estudo ou tática para você tentar alcançar. Com isso você vai montar estratégias para tentar alcançar esse objetivo. Caso não chegue lá sua segunda opção é o MDO e a terceira é o BATNA. Agora se você não chegar ao BATNA então você precisa saber que tem que sair da negociação.
Matriz de risco
É ela quem vai definir qual é o risco, por exemplo de uma troca de fornecedor ou uma extensão de contrato para 3 anos etc. Se o comprador fará uma substituição perfeita de um produto ou serviço, quais são os riscos disso? Parada de produção, desenvolvimento de novo fornecedor, ou eventualmente um custo de set-up?
Finalização de uma negociação
Catálogo
É uma lista de preço derivada de quando você faz a negociação e entrega isso para o seu cliente final poder executar a compra. Este lista de preço pode ser entregue numa planilha de MS-Excel ou num sistema de compras.
LOI (Carta de Intenção)
Garante o acordo realizado na mesa de negociação. Deve conter os termos e condições acordados e ser entregue logo ao fim da negociação. ( não confunda com Carta de fim de Cotação)
Pós-negociação
QBR
É uma forma de você trimestralmente conversar com seus principais fornecedores e mapear com ele como está o processo, quais são as inovações, o que poderia entrar como melhoria, problemas que você possa ter, planos de ação para resolver esses problemas, etc.
Curso Stratégic Sourcing Voratte
Todas estas ferramentas você vai ver e aprender a usá-las no Curso Stratégic Sourcing da Voratte, único com Certificação de extensão universitária pelo MEC
Benefícios do Strategic Sourcing
Em tempos de recessão, como este em que estamos, e mesmo em períodos de “vacas gordas”, o Strategic Sourcing tem um papel muito importante dentro de uma organização. Com a economia em baixa, é preciso reduzir custos, porém não a qualquer preço. É fundamental reduzir esse custo com qualidade, perenidade, com garantia de manter fornecedores qualificados. E para isso, o Strategic Sourcing é a melhor ferramenta por vários motivos.
6 Benefícios de Implantar o Strategic Sourcing em Compras
Confira alguns deles nesta lista que preparamos e entenda a importância de uma área de compras bem preparada e treinada.
#1 Maior controle de estoque
Durante o processo do Strategic Sourcing, é possível entender detalhadamente o que e quando você precisa comprar. Como resultado você tem um estoque muito mais controlado. Por saber exatamente o que e quando você quer comprar, você não fica com estoque parado.
#2 Melhores negociações na categoria
Entende também o melhor momento de compra, se a categoria tem sazonalidade ou se o produto tem outros grandes compradores que adquirem o item em algo pico e, então, você pode sair do pico para negociar melhor. Outro ponto que vale ressaltar é a força da negociação, que pode chegar, em alguns casos, a 45% até 60% de redução de custo. E hoje em dia é uma grande vantagem para a empresa já que toda a negociação de suprimentos cai direto no resultado. É, por tanto, muito eficiente.
#3 Conhecer melhor os Fornecedores
Com relação ao fornecedor, fica mais fácil compreender sua saúde financeira. Ter conhecimento se um fornecedor está ou não saudável pode ajudar muito, pois em má condições, um fornecedor faz qualquer negócio para vender e, esse qualquer negócio, pode sair muito caro mais para frente.
#4 Transparência no processo de Compras
Diminui o ruído com o fornecedor e com o cliente interno. Normalmente, quando você roda o Strategic Sourcing, a estrutura da companhia sabe exatamente o que é como está sendo negociado, quais resultados são esperados, o que você prometeu e o que você vai entregar. Então não há surpresas. Você não vai ouvir do fornecedor que ele não estava envolvido ou que não sabia que era a última rodada de negociação, ou ainda, que o processo não foi justo com ele.
Além disso, quando é preciso eliminar um fornecedor não é o comprador quem elimina, mas sim o próprio processo. Então, a metodologia – com um critério de avaliação – naturalmente consegue desclassificar o fornecedor, tirar ele do processo. Caso ele permaneça dentro também dá respaldo para o comprador de que não é uma escolha dele e sim do processo. Por tudo isso, posso afirmar que o Strategic Sourcing traz total transparência da área de compras para a organização.
#5 Curva de aprendizado menor: Sem perda de tempo
Se amanhã ou depois for preciso fazer um job rotation ou se o comprador sair, quem sentar na cadeira saberá exatamente onde tudo parou, o que já foi feito nos processos anteriores e quais são os próximos passos.
#6 Amadurecimento da categoria
Usando a ferramenta de Alavanca, você ajuda a amadurecer as categorias e isso te traz mais propriedade para garantir o fluxo.
#7 Equipe mais preparada tem maior poder de negociação
A metodologia também garante uma equipe de suprimentos mais robusta, que consegue discutir com o cliente interno e trazer melhorias de processo e inovação.
Com melhores resultados, traz também mais visibilidade para a área de compras.
Quando a metodologia é muito bem aplicada os resultados esperados são excelentes. Quer entender mais sobre o Strategic Sourcing e aplicar a metodologia no seu dia a dia? Conheça o treinamento da Vorätte específico para a área de compras.
