Quando compramos, existe um custo escondido que, quando não é devidamente mapeado, pode ser o maior vilão da compra de um produto ou serviço.
Em temos Stratégic Sourcing analisamos também o….
TCO ou Total Cost of Ownership
É possível conhecer o que se está adquirindo e, assim, melhorar o desempenho da área de compras. Quer saber como? Descubra neste artigo e aproveite para colocar o Strategic Sourcing em prática!
Boa leitura!
Como conhecer o que você está comprando?
Para ir direto ao ponto: a melhor forma de conhecer o que você está comprando é pela ferramenta chamada TCO (Total Cost of Ownership – Custo Total de Propriedade).
Por muitos anos, os casos mais famosos de TCO eram na compra de frota executiva ou da força de vendas. Vou começar por este exemplo, mas quero citar mais um para mostrar que é possível praticar o TCO em outras categorias que não somente frota.
TCO e a Gestão de Frotas
Vamos supor que você recebeu uma Requisição de Compra para adquirir uma frota de X carros 1.0. Você faz cotação com várias montadoras e identifica que o carro da marca A custa, só como exemplo, R$ 10.000,00 (quem dera). O da marca B custa R$ 10.500,00 e a terceira marca custa R$ 9.800,00. Para efeito de explicação, vamos considerar que todos os carros estão devidamente qualificados, homologados e aprovados pelo cliente interno. Portanto, a terceira marca é a mais barata e, com isto, é a melhor escolha. Certo?
Bom, e se eu falar que esta marca de carro que você já comprou é altamente visada para roubo, que o consumo de combustível é alto, que a manutenção, mesmo a preventiva, é a mais cara do mercado?
Isto não faria com que você, ao menos, revisse sua decisão? Não?
Vamos abrir os custos escondidos na proposta de Gestão de frota:
1) Um carro visado para roubo encarece o seguro;
2) O carro “beberrão” vai consumir muito combustível que em três anos – ciclo de vida médio de um carro no mundo corporativo -, vai te mostrar que o barato saiu caro;
3) A manutenção vai mudar o ponto de decisão já nos primeiros anos de contrato.
TCO e a Guarda e Gestão de Documentos
Um exemplo que gosto de apresentar em treinamentos, é o de Gestão de Documentos. Muitos compradores só negociam o preço da entrada da caixa. Os mais “avançadinhos”, a movimentação da caixa, pois as vezes é necessário buscar algum documento na caixa. Até porque, é para isto que serve a Gestão de Documentos.
No entanto, muitos esquecem que um dia será necessário retirar os documentos, ou por motivo de um novo BID ou pela data de validade (vencida) dos documentos na caixa.
Estes custos devem ser considerados no momento da negociação. Não incluí-los irá criar uma dependência financeira com o seu fornecedor e a retirada destas caixas será quase impossível ou vai demandar muita negociação para diminuir ou eliminar o valor a ser pago.
O trade off de deixar o material vencido, mas pagando estadia, será mais barato que retirar as caixas com os documento com data de validade vencida. No longo prazo, a conta ficará maior e o trade off ficará mais complexo de ser equalizado. Uma decisão financeira terá que ser tomada, mas em ambos os casos o prejuízo será certo.
Com isto, a mera comparação de preço inicial – entrada da caixa – pode não ser a melhor escolha quando analisa-se todas as etapas de uma compra.
O imposto deve ser considerado também dentro do TCO e pode ser um divisor de águas na escolha do melhor custo.
O TCO visa entender todas as etapas da compra de um produto ou serviço e não somente o preço. Muitos produtos ou serviços são mais baratos quando olhamos somente o preço. Mas quando levamos em consideração que temos que descartar um material ou documento, um custo maior de energia elétrica, um consumo maior de água, instalação, consumo de combustível, impostos, manutenção de software etc, temos que olhar todos estes drivers de custo e muitos outros, dentro do ciclo de vida de cada produto ou serviço.
Muito diferente do que muitos pensam, é possível fazer TCO em categorias de serviço. No entanto, para serviço o TCO deve ser aplicado e analisado de forma diferente.
Também, é importante entender em que momento e em quais categorias é possível aplicar o TCO. Não são todas as categorias que “aceitam” uma análise tão aprofundada com o TCO.
Compras e meio ambiente: TCO x TCE
Recentemente foi adicionado ao TCO um novo elemento que vai alterar sua sigla para TCE → Total Cost of Environment = Custo total incluindo o uso do meio ambiente.
A área de Compras em poucos anos, e isto já acontece em empresas multinacionais, principalmente europeias, com grande foco e preocupação no meio ambiente, passará a assumir e/ou monitorar uma boa carga da responsabilidade da contratação do fornecedor e dos efeitos que seus produtos irão ou estão “castigando” o meio ambiente.
Portanto, não somente o comprador terá que olhar a cadeira toda, mas também entender como seu fornecedor ou o fornecedor do seu fornecedor, pequeno ou grande porte, está tratando o meio ambiente.
Depois desta reflexão, você vai comprar preço ou custo? Aprenda TCO e Gerencie resultados. Ou colecione dores de cabeça.
Até o próximo post!
