1. Envolver os clientes internos e tomadores de decisão
Os Gestores de Categorias devem explorar a reputação adquirida pelo engajamento de Suprimentos e colaboração com os clientes internos, que foi essencial durante a fase inicial da pandemia. Mais do que nunca, o conhecimento da categoria, falando a língua dos clientes internos, participação das revisões trimestrais do negócio (QBRs) e outras reuniões estratégicas que construirão credibilidade e valor agregado para Suprimentos.
O mapeamento dos clientes internos, um processo visual de identificar, classificar e avaliar as partes interessadas com base em seu apoio e influência, fornecerá um valioso terreno comum para o planejamento de discussões.
2. Entenda a sua base de fornecimento atual
O planejamento da categoria requer conhecimentos detalhados da cadeia de abastecimento para abordar requisitos específico da categoria e avaliar fornecedores de acordo com o volume de gastos, criticidade e riscos associada a falhas de entrega. As considerações incluem:
- Familiaridade com os locais de produção e cadeias de abastecimento, sejam elas globais, regionais, ou local, é importante para adicionar credibilidade e confiança quando os gestores da categoria estão apresentando alternativas aos clientes internos e alta gestão.
- A necessidade de planejamento da categoria para enfrentar o impacto do fechamento do comércio/fábricas e os riscos inerentes a logística de abastecimento. Alternativas devem ser incluídas no planejamento da categoria.
- Um plano que contém uma análise da base de abastecimento. Identifique e mapeie todos os fornecedores de nível um, nível dois e potencialmente de nível três, e qualquer subcontratados usados por esses fornecedores, para obter visibilidade total das cadeias de abastecimento para cada categoria e identificar aqueles que são de origem única ou fornecedores únicos.
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3. Apoie seus Fornecedores
Suprimentos deve avaliar continuamente a estabilidade da sua base de fornecimento, particularmente aqueles fornecedores que fornecem bens e serviços essenciais, para determinar o risco de insolvência ou encerramento e subsequente interrupção de continuidade dos negócios ou do abastecimento.
Medidas extraordinárias podem ser necessárias para oferecer suporte a fornecedores em dificuldades, tais como:
- Discussões sobre prazos de pagamento estendido / diferido com fornecedores, potencialmente oferecendo descontos na cadeia de abastecimento ou descontos em faturas como parte de uma negociação.
- Revisão dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) atuais com potencial relaxamento de certas métricas, mas colocar em risco a qualidade geral. Os KPIs devem ser aplicados de forma consistente para fornecedores primários, níveis dois e três.
4. Consolide sua base de fornecedores para reduzir risco
A consolidação potencial de fornecedores em locais de menor risco ajuda Suprimentos a avaliar os custos logísticos, tempo de entrega e riscos de qualidade associados à movimentação do produto. Por exemplo, as indústrias que fornecem produtos sensíveis ao tempo e/ou temperatura devem ter uma base de fornecimento compacta com backup de contingência disponível. Além disso, os gestores de categoria precisam entender as nuances de sua categoria, como a criticidade de várias peças sobressalentes necessárias para evitar o tempo de inatividade da produção.
Suprimentos não pode e não deve gerenciar vários fornecedores que fornecem o mesmo tipo de bens ou serviços e, agora é um bom momento para consolidar; por exemplo, racionalizando 15 fornecedores para cinco. A base de fornecimento, então torna-se gerenciável para Suprimentos, que pode se concentrar em desenvolver e construir relacionamentos com os cinco restantes. Essa abordagem também oferece uma oportunidade de alavancar o volume e o preço, alcançando assim metas de economia que ajudam Suprimentos a convencer mais facilmente seus clientes internos em novos desafios e projetos/negociações.
5. Faça benchmark com outras empresas/negócios
Os gestores de categoria podem ter uma oportunidade única de colaborar com outras áreas de Suprimentos e porque não com os concorrentes para se defender de um inimigo comum, compartilhando abordagens e planos em um ambiente de benchmarking. A disponibilidade de diferentes processos de planejamento pode fornecer uma perspectiva objetiva para a análise e aplicação de compras em relação ao risco, inovação e estratégia.
A estratégia de resposta de Suprimentos ao COVID-19 e as abordagens práticas adotadas por organizações globais foram relatadas pelo CASME em várias apresentações de vídeo.
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6. Entenda os riscos
O papel de Suprimentos em garantir a continuidade do abastecimento durante a crise proporcionou a oportunidade de elevar a importância da gestão de risco eficaz e da sustentabilidade do abastecimento ao negócio. Os planos precisam analisar cadeias de abastecimento eficazes e sustentáveis para categorias indiretas e abordar as avaliações de risco do fornecedor por meio de perfis de risco específicos de categoria, indústria, setor e país.
As boas práticas incluem:
- Planejamento da categoria baseado em lições aprendidas; com foco em fornecedores alternativos, locais alternativos, estabilidade e opções de contingência. A proteção contra a perda de continuidade do abastecimento deve estar em primeiro lugar no plano.
- Usando auditorias/consultorias, relatórios de agências de crédito e fontes da Internet para medir a estabilidade das finanças dos fornecedores, pessoal e capacidade de abastecimento.
- Conscientização de que muitos fornecedores reduzirão os riscos para obter proteção contra futuras interrupções. É imperativo que Suprimentos enfatize aos tomadores de decisão a necessidade de a empresa se tornar e/ou permanecer a escolha do consumidor/cliente para garantir a continuidade do abastecimento.
7. Aplicar o gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM)
Os gestores de categoria são a chave para o programa de relacionamento com fornecedores (SRM) bem-sucedidos, pois são o elo de comunicação entre fornecedores e clientes internos. Espera-se que os programas de SRM se tornem mais dinâmicos, com segmentação e racionalização de fornecedores frequente e robusta, e enfatize a Diligência prévia. O planejamento da categoria precisa otimizar o SRM para ajudar os fornecedores, bem como ajudar a incentivar a colaboração e o compromisso com o relacionamento. Em empresas com um programa SRM existente e ativo, Suprimentos foi capaz de otimizar a confiança e o compromisso que foi desenvolvido com os principais fornecedores antes da pandemia, para manter as comunicações abertas e apoiar a continuidade dos negócios para as empresas clientes e fornecedoras.
A eficácia de um programa de SRM de sucesso e o compromisso estabelecido entre o cliente e empresas fornecedoras para apoiarem umas às outras, são demonstrados em tempos de crise. Contato constante precisa ser mantido com os fornecedores críticos que foram identificados como estando em risco de insolvência, para garantir que a empresa cliente tome medidas para ajudar suas empresas a sobrevivem à crise.
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8. Lute pela Sustentabilidade
A resiliência da cadeia de abastecimento precisa ser incorporada ao planejamento da categoria e altos níveis de confiança devem ser estabelecidos com os fornecedores para suporte futuro. As táticas da fase de combate a incêndios levaram Suprimentos a fazer um balanço dos planos existentes e de suas limitações. Os riscos associados ao fornecimento sustentável estão atualmente sendo priorizados para avaliação, que inclui fatores relacionados a logística, instalações, mão de obra, GDPR de segurança de dados e requisitos legais. Suprimentos deve estar envolvida nas discussões sobre a localização dos seus fornecedores e possíveis aumento e/ou redução da demanda, como locais próximos a alagamentos, para garantir que todos os requisitos críticos sejam atendidos e as contingências desenvolvidas.
9. Analisar custo vs. qualidade e entrega
A ênfase em obter economia por meio de uma abordagem de gerenciamento de custos ocorrerá devido a orçamentos e pressões recessivas, juntamente com redução de custos impulsionados pelo mercado em áreas como logística, preços de combustível e commodities. As metas iniciais podem permanecer constantes nos níveis pré-COVID-19 com Suprimentos desafiando os fornecedores respostas estratégicas.
Para certas categorias, o tempo de entrega e a qualidade precisam ser priorizados acima do custo, para garantir a continuidade do negócio até a entrega do fornecedor. Ao abordar essas circunstâncias durante os estágios iniciais do planejamento da categoria, o risco do controle de custos anular a qualidade e a oportunidade pode ser mitigado.
10. Pesquise, muito
Antes e durante a formulação da revisão de planejamento da sua categoria, é fundamental realizar pesquisas para se manter informado sobre a situação atual do mercado, como possível escassez de abastecimento, risco de insolvência dos fornecedores etc. Também é importante compreender e considerar o status das relações da organização com os fornecedores no mercado. Por exemplo, você é um cliente preferencial que receberá fornecimentos e/ou serviços preferenciais?
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Texto original de Graham Crawshaw – CASME Service Director
Publicação autorizada. Tradução livre
