Devido à incerteza em torno da pandemia e das respostas do governo para enfrentá-la, manter a flexibilidade e o planejamento de contingência foram fundamentais. Equipes multifuncionais foram criadas e encarregadas de lidar com os desafios operacionais de grande escala, usando uma abordagem ágil para garantir que as decisões pudessem ser tomadas rapidamente.
No início da pandemia, a empresa enfrentou três problemas que exigiam apoio imediato das compras:
- Fechamentos de lojas devido a regulamentações governamentais
- Novos regulamentos de saúde e segurança para proteger os trabalhadores da fábrica, incluindo a crescente demanda por EPI
- Interrupção de logística e transporte devido ao fechamento de fronteiras
A equipe de compras de operações de varejo da Primark, liderada pelo parceiro de negócios de compras Robert Fitzmaurice, fez parceria com as principais partes interessadas em toda a empresa para lidar com essas grandes interrupções operacionais de forma ágil.
Como eles fizeram isso
Diante de extensas interrupções operacionais e de mercado, Robert e sua equipe trabalharam de maneira ágil para abordar com eficiência as categorias de gastos emergentes e revisar os relacionamentos existentes com os fornecedores. A equipe fez parceria com as partes interessadas relevantes em grupos de trabalho multifuncionais para apoiar prontamente o negócio usando processos de aquisição experimentados e testados – avaliando o mercado, interpretando os requisitos das partes interessadas, fornecimento estratégico, promovendo parcerias com fornecedores-chave, gestão de risco de terceiros e negociando o melhor valor do gasto – de uma forma mais ágil para operar no ritmo e manter a flexibilidade.
MANTER RELACIONAMENTOS ESTRATÉGICOS DURANTE O FECHAMENTO DE LOJAS
Como o fechamento de lojas afetaria a receita da Primark, a equipe teve que trabalhar rapidamente em uma solução que minimizasse os custos de curto prazo, preservando a capacidade de reabrir de forma rápida e econômica quando as restrições fossem suspensas.
A primeira grande tarefa para compras foi reunir o mercado relevante, fornecedores e fatos regulatórios para que a empresa pudesse tomar decisões bem informadas. Algumas das dimensões que foram consideradas para informar a tomada de decisão incluíram:
- Quais fornecedores essenciais seriam necessários para restaurar as operações da loja (por exemplo, os icônicos sacos de papel marrom da Primark, segurança, serviços de limpeza)?
- Quão flexíveis eram os contratos já em vigor e o que precisava ser feito para gerenciar os que não existiam?
- Nível de dependência financeira dos fornecedores das receitas da Primark.
- Qual apoio financeiro do governo estava sendo oferecido em todos os países em operação (como o esquema de licença do Reino Unido) e quais implicações isso teria?
Ao oferecer uma visão de todas as dependências, riscos e complexidades das relações existentes com os fornecedores, a equipe de compras foi capaz de agregar valor significativo ao processo de tomada de decisão estratégica e solução de problemas multifuncional por meio do fechamento de lojas.
SOURCING ESTRATÉGICO DE PPE
Regulamentações repentinas de saúde e segurança significaram que o EPI era exigido em todas as lojas e locais de trabalho. A equipe teve que enfrentar vários desafios para garantir que o PPE pudesse ser adquirido de forma eficaz, incluindo:
- Um aumento repentino na demanda por PPE levou a aumentos de preços, restrições de disponibilidade e maior potencial de fraude.
- A compra à vista de novos fornecedores era necessária para garantir o fornecimento, restringindo a possibilidade de due diligence para evitar fraudes e conformidade regulatória.
- Longos prazos de entrega, juntamente com datas de reabertura de loja desconhecidas, em todos os mercados levaram a restrições de tempo.
Como qualquer atividade de sourcing estratégico, muitos fatores foram considerados para atender a essas novas necessidades; no entanto, a demanda repentina fez com que a equipe precisasse adotar uma abordagem mais rápida e ágil. A equipe, portanto, acelerou sua comparação de fornecedores, avaliação de risco e análise de mercado e regulatória para atender a prazos de entrega mais rígidos.
AQUISIÇÕES EM UM MUNDO VIRTUAL
Dada a extensa interrupção, a colaboração e as negociações com terceiros se multiplicaram e novas técnicas foram necessárias para se adaptar às formas virtuais de trabalho. O Microsoft Teams se tornou a principal ferramenta para comunicação contínua, o que exigia que táticas de negociação e construção de relacionamento fossem modificadas na ausência de pistas não-verbais. As estruturas de conversação tiveram que ser encurtadas para acomodar horários de reunião definidos, fazendo com que as conversas fossem altamente focadas e dependentes de diferentes táticas de construção de relacionamento para não parecerem forçadas.
Funcionou?
Sim. A aquisição de apoio à empresa nesses projetos estratégicos multifuncionais resultou nos seguintes benefícios:
- Lojas com abertura pontual e segura, de acordo com as normas de saúde e segurança.
- Fornecimento ético, ambientalmente sustentável e em conformidade com o EPI (incluindo luvas, desinfetantes e máscaras faciais).
- Gerenciamento de gastos eficaz durante os períodos de fechamento de lojas, sem comprometer a capacidade de reabrir com eficácia.
- Forte colaboração e construção de relacionamento com fornecedores estratégicos.
- Parceria com as principais partes interessadas em toda a empresa para melhorar o gerenciamento contínuo de categorias estratégicas além da pandemia.
Via https://procurementleaders.com/
