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Resiliência na organização de Compras

Desde que eu sei, as organizações de compras têm sido medidas por sua eficiência – isso pode ser determinado pela economia que elas produzem, tempos de resposta mais rápidos e eficiência nas aprovações (“Onde meu pedido de compra está preso?”, “Quando minhas mercadorias chegarão?”, “Quando meu fornecedor será pago? “são termos com os quais todos estão familiarizados).

Conforme descrito no artigo anterior , a Covid-19 mudou a maneira como a aquisição funciona e trabalha! Afinal, o que é melhor fazer depois de uma crise do que aprender com ela e mudar a forma como trabalhamos.  Resiliência é a necessidade do momento.

Em julho de 2005, eu trabalhava para uma grande empresa em Mumbai que estava implementando um data center para seu cliente. Tudo estava indo muito bem. As mercadorias estavam sendo entregues pelos fornecedores no prazo, a instalação e implantação estavam em pleno andamento.  Encomendamos drives de fita (DL-380, se não me falha a memória) de um fornecedor da Finlândia. Os drives chegaram à alfândega no dia 25. Nós os liberamos da alfândega (há um bilhão de formulários envolvidos) e os levamos para nosso depósito no primeiro andar de nossas instalações nos arredores de Mumbai – que também abrigava depósitos e instalações de logística para muitas empresas. A instalação estava prevista para o dia 28 (já que havia alguns pré-trabalhos – cabeamento etc. que precisavam ser concluídos). Se você está familiarizado com o que aconteceu a seguir – foi um pesadelo que ninguém poderia ter imaginado. As enchentes de Mumbai afetaram cada centímetro como nunca antes visto. Na noite do dia 26, os drives (junto com muitos outros equipamentos e a maior parte de Mumbai na verdade) estavam submersos na água. 

Portanto, agora tínhamos adquirido uma unidade de fita que era cara, não entregue ao cliente e atingiu não apenas os prazos de instalação do data center, mas como qualquer pessoa na cadeia de suprimentos está dolorosamente ciente, o seguro não cobriu desastres naturais e, portanto, atingiu nossos custos também. Por sorte, o fornecedor também não tinha outro pronto para embarque. Como era de se esperar, tivemos de dobrar os custos rapidamente na margem de todo o projeto, deixando-nos absolutamente sem espaço para erros ou atrasos. Nem preciso dizer que acabou sendo um projeto onde o custo foi maior do que a venda!

Na sequência deste evento, rapidamente começamos a construir relacionamentos mais estratégicos de longo prazo – focados não apenas no aspecto financeiro e na eficiência (SLAs) com nossos fornecedores que eram apenas de natureza colaborativa.

Acho que a situação da Covid-19 trouxe vários desafios semelhantes. Como podemos garantir resiliência na organização de compras que ajudará a enfrentar os desafios se e quando a próxima onda de Covid-19 acontecer ou após esta pandemia? E a resiliência após o Brexit? 

Concentre-se na promoção de relacionamentos de longo prazo com seus fornecedores – trate-os como parceiros . Lembre-se de que grandes relacionamentos são construídos com confiança – isso também se aplica aos seus fornecedores. O que isso significa é que você não está mais medindo seus fornecedores apenas com base na eficiência, mas cria contratos de compartilhamento de ganho significativos que permitem que eles desempenhem um papel estratégico na forma como você faz negócios. Os contratos não são apenas sobre quanta economia você pode oferecer, mas qual é o preço certo para fazer negócios que mantém o fornecedor igualmente motivado.

Uma das principais mudanças que vemos ocorrendo após a Covid-19 e com razão – são as organizações fazendo um balanço de seus riscos e avaliando se é realmente sensato ter bases de fornecimento de fonte única para itens críticos, especialmente quando você considera:

1. Devido às empresas terem se concentrado antes em reduzir custos e aumentar a eficiência, os fornecedores de fonte única costumam estar localizados na Ásia ou em outros países de baixo custo. 

2. Para os fornecedores baseados em tais países, as entregas ainda estão atrasadas e desafiadoras considerando não apenas a quantidade de restrições ao comércio em si que foram impostas por países individuais, mas também os pesadelos logísticos em termos de transporte que a Covid parece ter criado.

A pandemia também parece ter criado uma demanda volátil de bens – por exemplo, houve um aumento na compra de papel higiênico, que todos sabemos que levará a uma demanda menor do que o esperado nos próximos meses para papel higiênico e outras commodities. Os custos das matérias-primas também estão cada vez mais voláteis devido às paralisações em regiões específicas.

O que tento enfatizar é o seguinte: às vezes, não é fácil equilibrar eficiência e resiliência. Mas o custo de não fazer nada também será muito significativo. Em resumo, aqui estão algumas das etapas que uma organização pode seguir para ser resiliente:

1. Construa uma forte parceria com seus fornecedores.

2. Diversifique o ecossistema de seu parceiro.

3. Garanta buffers de capacidade suficientes em seus estoques / estoque / previsões.

4. Faça um balanço da sua função de compras, agora!!! 

Por Vidya MacLeod – https://www.strategicsourceror.com/   

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