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Leilão Eletrônico: uma ferramenta que pode aumentar suas economias em mais de 11%

Leilão Eletrônico é uma ferramenta que deveria ser fortemente utilizada nas estratégias de negociação das áreas de Compras das empresas.

O leilão eletrônico ficou popular na década de 90 e tem como pano de fundo gerar um ambiente saudável e competitivo entre fornecedores que disputam um mesmo negócio. Por meio de uma ferramenta eletrônica de Compras (e-Procurement) – tipo BaseB, o comprador configura os limites da negociação (Piso e teto da mesma) e, uma vez que os fornecedores se encontram num mesmo ambiente de preço e condições comerciais, este ambiente oferece uma pressão que gera uma grande competitividade entre os fornecedores convidados, levando o preço ao melhor patamar possível e garantindo transparência e governança para todo o processo.

Eu tive meu primeiro contato com a ferramenta por volta do ano 2000. Tive boas experiências, mas tive alguns casos de insucesso. Uma das lições que aprendi na época é que leilão não pode ser alvo de meta. Não podemos determinar quanto leilões um profissional de compras vai lançar no ano. E, você sabe que ainda escuto e vejo empresas colocando meta para quantidades de leilões?!

O uso da ferramenta de leilão deve migrar das oportunidades que são encontradas no mapeamento das alavancas, as quais são oriundas da sua estratégia de negociação dentro da metodologia Strategic Sourcing. E, não ao contrário, escolher a categoria que se deseja lançar um leilão. Assim, parece mais uma disputa de “alvo ao tiro” do que uma robusta e eficaz estratégia de compra.

O primeiro passo para se saber se vamos usar o leilão é mapear a categoria dentro da matriz Kraljic. Clique aqui e saiba mais sobre Matriz Kraljic.

Se a categoria que você vai negociar está no quadrante Itens de Alavancagem ou Itens não-críticos, a mesma é uma grande candidata a leilão. Agora, se tiver nos quadrantes Itens de estratégicos e Itens de gargalo, esquece, não é recomendado e em alguns casos será impossível realizar o leilão. E, não é recomendado porque categorias que estão do lado direito da Matriz Kraljic sofrem de uma escassez danada de fornecedor, restrição de mercado e especificidade de produtos ou serviços.

Não obstante, existem outros elementos que são cruciais para definir a utilização ou não da ferramenta. E, mais uma vez estes derivam da metodologia Strategic Soucing. Alguns destes elementos, não exaustivo, são: Mercado competidor (SWOT), disposição para mudanças, clareza nas especificações (Análise da Demanda) e alinhamento da estratégia com os Stakeholders.

Um estudo realizado pelo CASME identificou com seus clientes, que possuem ferramenta de e-Procurement e podem realizar leilão, que 73% dos entrevistados realiza menos de 25 leilões por ano, que apenas5 empresas realizam entre 25 e 100 leilões por ano e somente, somente, 4 empresas realizam mais de 250 leilões por ano. Não estamos falando de números, mas de possíveis oportunidades perdidas de aumentar o valor agregado de Suprimentos dentro das organizações. Ainda neste estudo, quase 25% dos entrevistados obtiveram 11 pontos percentuais acima de outras negociações que foram geradas em suas empresas sem utilizar a ferramenta de leilão. Veja, se estamos buscando gerar mais economia e valor para nossos stakeholders, que tal começar a colocar em prática a ferramenta.

Ahhh!!! Entendi!!! Você ainda não tem uma ferramenta de leilão eletrônico?! Então, vou te dar duas dicas. Primeira, você pode contratar uma empresa para fazer com você, principalmente se você não tiver experiência. Segundo, normalmente, você paga o custo da ferramenta e da implantação nos 3 primeiros meses. Já imaginou, você contratar alguma coisa com ROI de 3 meses? Fantástico, não??!!

Bom, agora que você já tem a ferramenta ou contratou alguém para te ajudar, você precisa saber sobre quais são os tipos de leilões e suas variações. Existem 3 formas de fazer leilão: Inglês, Holandês e Japonês. Como você já deve ter percebido, cada um deles migra dos seus países de origem.

O leilão inglês, este é o que tem a maior quantidade de variações, o mais tradicional e mais utilizado. Neste você determina um preço de entrada e os fornecedores convidados vão dando lance até ficarmos por 2 a 5 minutos sem um lance. E, deixa eu explicar isto melhor. Um leilão tem tempo para acontecer, normalmente dura 1 hora, eu gosto de fazer entre 45 e 30 minutos e tem empresas que fazem com 10 a 15 minutos. Que loucura… então não tem um padrão? Não. Não tem, é uma questão de estratégia e foco. Com relação ao lance nos últimos minutos do leilão é para garantir que todos os participantes tenham a oportunidade de fazer seus lances e impedi que por algum descuido alguém dê um superlance nos últimos segundos finais. Com isto, a ferramenta é parametrizada para reabrir por mais 2 a 5 minutos, por vezes indeterminadas, toda vez que for detectado um novo lance nos últimos 2 minutos.

Leilão Holandês, oriundo da compra de Tulipas em Amsterdam, é configurado na ferramenta com um preço inicial e em intervalos de tempo o valor vai subindo até o valor de reserva determinado pelo estrategista de leilão. Entre este valor inicial e o valor de reserva, o primeiro fornecedor que der o lance, vence! Não há segundo lance e nem repescagem. Deu o lance, levou o negócio. Ponto de atenção aqui é definir muito bem o preço inicial. Ferramentas como: TCO, Should Cost e Clean Sheet podem te ajudar a definir o preço inicial.

Leilão Japonês é oriundo da compra de Atum no Japão, dentro das ferramentas de e-Procurement, é o mais novo. O conceito é bem antigo, pois já participei deste leilão ao vivo e de forma presencial. No entanto, o mesmo passou a configurar as ferramentas eletrônicas no início de 2018. Neste leilão, o estrategista da ferramenta determina um preço de inicial e os fornecedores que aceitarem este preço passam para próxima rodada com um preço ainda inferior ao anterior. O leilão só termina quando ficarem na sala o(s) fornecedor(es) que aceitarem o menor lance. A quantidade de fornecedores, a distribuição de volume e o critério de desempate vai depender da estratégia do responsável pelo leilão.

Para finalizarmos este artigo, gostaria de deixar 7 (sete) dicas para você realizar o seu leilão com muito sucesso:

  1. Faça um edital bem detalhado;
  2. Convide seus fornecedores com antecedência;
  3. Treine-os, bastante, na ferramenta
  4. Por uma questão de governança, faça seu evento numa sala reservada e fechada. Não permitindo entrada de celulares e troca de e-mails com fornecedores convidados durante o evento.
  5. Se sua categoria for muito complexa, pense em dividir em lotes menores
  6. Na medida do possível, utilize o suporte da ferramenta que você contratou para gerenciar os problemas técnicos apresentados durante o evento;
  7. Escolher o dia certo da semana para fazer o evento do leilão faz parte da sua estratégia;

Você percebeu que leilão é uma ferramenta poderosa, simples de usar e que traz grandes resultados: em redução de tempo em negociação e em savings.

Então, a bola está com você! Comece hoje mesmo o seu processo de formatação do seu leilão.

Renato Honorato.

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