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Como tornar a área de Compras mais estratégica?

Faaala Comprador!

Há alguns dias atrás recebi nas mensagens do LinkedIn uma pergunta de uma compradora que queria saber mais sobre minha opinião para tornar a área de Compras mais estratégica. Além de ser uma pergunta super interessante e agradeço-a pela pergunta, ela vem por um canal que desconhecia do LinkedIn e que estou adorando. O LinkedIn tem um Programa de Aconselhamento Profissional. Legal né?, Estou muito honrado pelo convite. E, depois desta vieram muitas outras perguntas. E, com certeza, vou responder todas com muito gosto. LinkedIn parabéns pela iniciativa e muito obrigado pelo convite. Detalhe…ainda não sei qual é o critério e nem como faz para fazer parte!

Bom, mas vamos a resposta da pergunta.

Para a área de Suprimentos ser mais estratégica ela precisa criar valor para o cliente interno, para o negócio e para a empresa. Para criar valor, precisa alinhar o mapa estratégico da empresa aos objetivos de Suprimentos. Então, parece muito simples né?!!? É! E, não é! Como assim? Calma! Vou explicar tudinho.

Os clientes internos (Stakeholders) devem escolher Suprimentos por reconhecer o seu valor. Por entender que Suprimentos pode fazer a diferença no gerenciamento do fornecedor, na gestão de risco; no entendimento da demanda; na busca incansável por inovação, nível de serviço e melhor custo è Trinômio da Negociação: Qualidade, Especificação e Quantidade. Veja que não estou falando de preço – pedir descontinho.  Entender o mapa estratégico, valores e missão da empresa para a qual você está montando o abastecimento estratégico vai gerar a verdadeira necessidade da Compra. Existe o fornecedor e o preço certo para cada empresa. Não podemos permitir que o processo só passe por compras, porque existe uma política de Compras que obriga esta prática. Mas que fique claro que sou a favor da Política de Compras, mas que isso não seja a muleta da área de Compras para obrigar que o cliente interno use a área de Compras para “esquentar” a aquisição.

Agora, você deve estar se perguntando: Então, como o cliente vai escolher Compras? Volto a frase lá de cima, criando valor. E, Como crio valor? Conhecendo o negócio, conhecendo o mercado, se especializando naquilo que você compra etc. A metodologia Strategic Sourcing e a metodologia Tactical Sourcing tem um papel importante, estratégico e fundamental. Tem porque consolida numa única ferramenta tudo o que você precisa para montar e estruturar a forma que você vai abordar o fornecedor, o mercado, a negociação e o cliente interno.

O profissional de Compras precisa se apresentar nas reuniões com mais propriedade, precisa demonstrar interesse e conhecimento naquilo que compra – mesmo que ele não seja especialista. Conhecer o negócio é visitar as fábricas, estudar a empresa, serviços, materiais (matéria-prima e Produto acabado), fazer benchmarking interno, trocar informação com colaboradores mais experientes ou com mais tempo de “casa” e ouvir, ouvir de verdade, o que o cliente interno tem a revelar sobre o que está sendo comprado. Conhecer o mercado, tem várias formas de fazer e com a chegada da internet facilitou muito. O próprio fornecedor pode ser uma excelente fonte de informação – converse com o fornecedor atual, mas dê oportunidade para novos incumbentes. Pense, com carinho, em visitar o fornecedor e até quem sabe fazer um “estágio “ com ele. Pense em investir no seu próprio desenvolvimento realizando treinamentos, participações em feiras e eventos e estudando. As empresas, e cada vez mais, estão deixando por conta do colaborador desenhar seu próprio plano de carreira (PDI – Plano de Desenvolvimento Individual). O que não pode é ficar parado no tempo!

Existe uma mudança para acontecer num futuro muito próximo. Mudamos, recentemente, do cargo: Comprador para Analista de Compras. E, o próximo passo é mudar para aquilo que fazemos bem… O que nós compradores fazemos de melhor? NEGOCIAR. Receberemos o novo título de Negociadores. Com isto, uma nova área surgirá, Inteligência de Compras, para suportar e desenvolver os 2 primeiros passos do Strategic Sourcing: Análise da Demanda e Análise do Mercado Fornecedor. Este novo cargo associado a esta nova área, dará a Compras a oportunidade de focar sua estratégia em conhecer melhor o mercado, o fornecedor, negócio e focar na criação de valor, de estratégias que realmente estejam alinhadas as necessidades do negócio. O Negociador terá tempo para se dedicar ao planejamento e a estratégia da negociação e a nova área de Inteligência de Compras, terá recursos com expertise sobre data mining, macro/micro economia, Compras 4.0, tecnologia aplicada a Compras etc e com um perfil mais analítico, mais capaz de interpretar os big datas que nos permeiam e que deixamos de explorar ao máximo, pela falta de tempo e em muitos casos por falta de habilidade. Até porque, são perfis muito diferentes de quem negocia e de quem analisa.

O alinhamento de Suprimentos com a Indústria 4.0, gerou vários artigos denominados Compras 4.0 ou Suprimentos 4.0. Esta infusão pode, se soubermos identificar as oportunidades que já estão aí, nos levar a um patamar muito superior. E, porque não dizer mais estratégico. Uma vez que teremos a oportunidade de transformar atividades repetitivas, pouco estratégicas, que não agregam valor etc. em atividades que podem ser facilmente executadas por um RPA (Robotic Process Automation), que vão simplificar nosso dia-a-dia carregado de operacional e trabalhos repetitivos. Outras oportunidades advindas da Indústria 4.0, tais como: Big Data, Inteligência Artificial, realidade aumentada, Impressão 3D, IoT, Veículos Autônomos entre muitos outros somarão as novas tendências de Suprimentos, liberando tempo do nosso dia-a-dia já super carregado, permitindo assim mais tempo para se dedicar aquilo que gera valor para o negócio, já comentado no primeiro parágrafo deste texto.

Tema que recorrentemente tem se destacado nos eventos especializados de Suprimentos: Savings (Economia). Savingé algo que vai deixar de ser a principal forma de medir a performance de Suprimentos. Áreas de Suprimentos mais estratégicas evoluíram para entender, analisar e construir o orçamento em conjunto com as demais áreas, através de orçamentos base zero e gestores de pacote. O grande entregável de Suprimentos será garantir, assim como outras áreas, o resultado final: lucro (EBITDA). A construção compartilhada do orçamento permitirá que os preços acordados e, claro garantidos durante o ano fiscal,  permitiram um melhor planejamento orçamentário e, ao mesmo tempo permitirá um melhor planejamento de Vendas. O time de Vendas/Finanças saberá de antemão qual o melhor e menor valor que ele poderá vender seus produtos e/ou serviços. Imagina… você ficar sabendo que Vendas perdeu um “baita” negócio por uma margem pequena, mas que abaixo disto ficaria fora do resultado mínimo permitido (ROI). Alguns dias depois, Suprimentos faz uma super negociação e reduz 20% o preço de algum item que impactaria direto neste negócio e que com isto Vendas teria a chance de ser a ganhadora do mesmo. O alinhamento entre Suprimentos e outras áreas requisitantes na confecção do orçamento cria barreiras para mitigar situações onde a flutuação do preço no ano estão comtemplados dentro do plano orçamentário e refletem no planejamento das propostas. Outro motivo para o saving deixar de ser a principal forma de medir a performance de Suprimentos são as infinitas discussões sobre tipos de SavingsCost Reduction, Cost Avoidance e Procurement Benefits. Discussões que não agregam valor, mas tomam tempo e desviam a atenção do processo de compra. No final do dia o que é importante é garantir o resultado e apoiar o negócio com o tripé: Especificação, Qualidade e Quantidade è Custo $$$.

Os Heads de Compras deveria separar o time de Compras em: estratégico, tático e operacional. No entanto, entendo que nem todas as empresas conseguem. E, não conseguem porque não querem, mas sim porque o número de compradores é inferior ao número desejado ou que possibilitem tal separação. Então, o que fazer quando isto não é possível… volto a tudo que falamos mais acima. Usar a tecnologia da Indústria 4.0 e, a inclusão de ferramentas de e-Procurement que facilitam e organizam a compra, além de gerar, comprovadamente, mais saving e aumentar a produtividade de Compras. Existem casos comprovados que o primeiro leilão dentro de uma ferramenta de e-Procurement paga totalmente o investimento em poucos meses. Pense nisto!

Outra forma de gerar valor é dar mais empoderamento ao time Tático. O Time Tático é responsável pelas compras de baixo valor ou SPOT das empresas. No entanto, vejo pouco investimento em treinamento e desenvolvimento neste time. A metodologia Strategic Sourcing, dada a forma como foi desenvolvida, não serve para atender as necessidades e a velocidade do time Tático. Por outro lado, ter uma metodologia específica, orientada e desenvolvida para este time será crucial para garantir os entregáveis, governança e extrair melhores resultados.

Ainda dentro deste cenário de poucos recursos e falta de tempo, muitos Heads de Compras se veem numa “sinuca de bico”, onde não tem tempo para nada porque não conseguem automatizar seus processos ou não conseguem automatizar seus processos, porque não tem tempo para nada! Uma boa saída aqui é pedir ajuda/reforço ao um bom processo de PPO (Processo de Otimização de Compras), de alguns meses, para construção de catálogos, parcerias, lista de preço,  política de compras, política e estratégica de homologação de fornecedores, taxonomia, PDM, implementação da ferramenta de e-Procurement etc. Pense nisto! E, o gestor de Suprimentos não deveria ter vergonha de pedir ajuda. Outras áreas como Jurídico, Finanças, TI etc recorrerem a serviços de terceiros quando não são especialistas num determinado assuntou ou quando não tem “braço” para executá-lo. Porque Suprimentos não pode utilizar dos mesmos recursos?

Em resumo, a resposta para esta pergunta é fácil: CRIAR VALOR. No entanto, criar valor é o que precisamos nos aprofundar para transformar a área de Suprimentos mais estratégica.

Um grande abraço,

Renato Honorato

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