Os gestores das organizações precisam entender a necessidade da aquisição de qualquer item que sua empresa compra, – para, assim, desenvolver o negócio de modo a evitar prejuízos.
Setor de Compras como uma área estratégica da empresa
Neste aspecto, o primeiro setor apontado para reduzir os custos de uma companhia, é, na maioria das vezes, o setor de compras.
Por isso é importante realizar um planejamento de compras para o funcionamento de qualquer empresa, seja grande ou pequena.
Com o objetivo de apresentar resultados mensuráveis, o gestor dessa área deve ter uma visão ampla e analítica dos processos que estão sob sua responsabilidade. Só assim ele poderá identificar oportunidades de melhorias e de eficiência e aprimorar a entrega de resultados.
Esse planejamento é determinante para o resultado da atividade, pois é a partir do seu custo que se pode calcular um bom preço de venda, além de organizar as contas a pagar e a receber – o chamado fluxo de caixa.
Devido à complexidade e à competitividade do mercado de hoje, desenvolver essa preocupação tornou-se primordial para adquirir vantagens competitivas, como oferecer um preço melhor ao consumidor, enxugar os estoques e definir com precisão as margens de lucro.
Neste post você vai entender o que é a gestão de compra e como fazer a sua administração através de dicas para manter a gestão de compras e os estoques alinhados e por que melhorar seu planejamento de compras.
O QUE É GESTÃO DE COMPRAS?
A gestão de compras ou administração de compras é definida como atividade responsável pela aquisição de matérias-primas e materiais para uso interno da empresa, sempre levando em consideração as políticas específicas determinadas em cada organização. Esse processo inclui cálculos relacionados às despesas com estocagem e depreciação.
O gestor de compras deve elaborar um planejamento para realizar as aquisições no período apropriado, na quantidade correta e verificar se tudo o que foi solicitado foi recebido corretamente, além de trabalhar com pesquisa e desenvolvimento de fornecedores.
Vale um destaque também para a importância do setor de gestão de compras em desenvolver uma cadeia produtiva com a responsabilidade social esperada pela empresa e pelos consumidores.
6 dicas para otimizar a Gestão de Compras
Para fazer a gestão do departamento é necessário encontrar um balanço que promova equilíbrio saudável entre os fornecedores, clientes e funcionários e, assim, desenvolver sempre um produto que atenda às expectativas de todos.
Veja a seguir como fazer a gestão de compras da sua empresa:
• Estabeleça objetivos
Para iniciar essa gestão você deve planejar quais são os objetivos a serem alcançados por ela no que diz respeito à aquisição dos suprimentos para que seus produtos cheguem aos clientes. Esses objetivos envolvem todos, desde a produção até vendas.
E como estabelecer os objetivos? Avalie com todos os departamentos quais são suas necessidades e as suas capacidades de trabalho.
Neste momento você entenderá de uma forma mais clara como e quando comprar cada suprimento, tornando possível a criação de metas realistas e de um cronograma de trabalho.
• Monitore a qualidade dos produtos
Uma etapa importante é o monitoramento dos produtos, caracterizando-se como uma ferramenta eficiente para identificar quais são os materiais adequados para serem adquiridos, bem como a qualidade de seus fornecedores.
Para oferecer um produto ou serviço de qualidade é preciso ter o controle de todo o processo, principalmente a qualificação de fornecedores. Os fornecedores devem ser levados em consideração para evitar a insatisfação do cliente. Os provedores externos interferem nos resultados da empresa, na satisfação do cliente, na melhoria do desempenho e no desenvolvimento a longo prazo.
Para monitorar melhor a qualidade dos produtos, você pode utilizar também softwares de gestão e controle dos estoque de suprimentos e de produtos vendidos. Isso lhe ajudará a aumentar a produtividade e o planejamento no seu dia.
• Estabeleça um bom relacionamento com todos da cadeia
É sempre importante ter uma rede de fornecedores para ajudar a desenvolver os produtos que os clientes desejam. Um relacionamento com vantagens mútuas pode ser conseguido através de parcerias entre ambas as partes.
Quando não se tem uma boa relação com os seus fornecedores, acabam tornando-se competitivamente vulneráveis. Ter um relacionamento saudável é fundamental para vantagem competitiva e o sucesso a longo prazo.
No ambiente de negócios, existe uma expressão conhecida como “ganha-ganha”. Ela significa que a negociação tem uma característica incomum: ninguém perde, todos ganham. Isso é o que hoje deve ser buscado na relação entre uma empresa e o seu fornecedor.
Para conseguir ter uma relação ganha-ganha, precisamos ter uma relação e um comportamento cooperativo com os fornecedores. Tanto o empresário quanto o fornecedor devem expor suas percepções, seus pontos de vista e suas ideias de forma adequada. Planejar é fundamental para fidelizar essa relação e manter o padrão do seu produto ofertado!
Alguns dos exemplos dessas abordagens ganha-ganha, são: buscar oportunidades de criação de valor, ser pontual no pagamento, aplicar tratamento justo, ajudar para sobreviver e prosperar, compartilhar a riqueza e crescer juntos nas dificuldades.
O espírito colaborativo das relações cliente-fornecedor pode se espalhar amplamente, em benefício de todos os negócios envolvidos, bem como de suas partes interessadas.
• Negocie de forma saudável
A função do gestor não é apenas comprar o que a empresa precisa, mas também negociar as compras, de modo que possa aplicar o capital da melhor forma possível, evitando prejuízos a curto, médio e longo prazos.
Por isso, é importante manter um equilíbrio sobre todas as variáveis que envolvem produção de um serviço ou produto – valores, prazos, qualidade exigida, escopo da entrega, dentre outros.
Saber quais preços são praticados pelos fornecedores e a sua qualidade é um passo importante para iniciar uma negociação. Porém, mais importante que isso é ter conhecimento das próprias condições, saber quantos produtos deseja comprar, até quando pode efetuar o pagamento e quais devem ser os prazos de entrega para que o atendimento aos clientes não seja comprometido.
Reunir bons argumentos e ter boas estratégias são imprescindíveis para persuadir o fornecedor a oferecer melhores condições, pois a busca por preços baixos pode ser uma forma de ganho a curto prazo. Porém, é necessário pensar no fornecedor a longo prazo porque é mais interessante manter um relacionamento com o fornecedor do que apenas naquele momento.
• Faça Gestão do Estoque e mantenha-o em segurança
Uma empresa que dependa de produção não pode sobreviver sem um bom sistema de gerenciamento de estoques.
Atender às demandas de forma constante é uma das razões para utilizar o gerenciamento de estoques. Um estoque bem-planejado permitirá que a sua empresa cumpra todas as exigências e essa é a chave para aumentar o atendimento integral da demanda.
Essa gestão cautelosa também permitirá que a sua empresa não tenha produtos encalhados no estoque – que significa também cortar gastos desnecessários e diminuir a perda de produtos.
Com a relação ao longo prazo, a gestão de estoque e as previsões de compras devem ser compartilhadas sempre com os fornecedores. E faz parte dessa gestão também manter o estoque em segurança e cada tipo de produto exige cuidados específicos com tipos de armazenamento diferentes.
Um exemplo são os itens inflamáveis, que precisam seguir padrões bastante específicos.
• Trabalhe com o setor de vendas
Analisar as vendas faz parte da gestão de compras. O gestor deve acompanhar os dados sobre as saídas dos produtos, sabendo a quantidade, quando e como estão sendo vendidos, além do planejamento para os próximos meses.
A importância de validar os resultados e as tendências de vendas ajudam a evitar estoques, a passar feedbacks aos fornecedores e também descobrir melhorias que podem ser realizadas na cadeia como um todo.
Através de um estudo sobre o valor médio pago por produto e por fornecedor, o total de compras por mês e os itens que mais vende, os diferenciais percebidos pelos clientes e as ineficiências dos produtos ajudam o gestor a comparar os fornecedores que realmente atendem às suas necessidades logística, financeira e de qualidade.
Como otimizar o Departamento de Compras?
1. Fazer benchmarking
Em cenários de grande competitividade, em que as companhias oferecem produtos e serviços cada vez mais semelhantes, um bom profissional de compras deve estar atento às práticas do mercado em que atua.
Nesse sentido, melhorar os próprios processos com base nos avanços de outras companhias ajuda a traçar estratégias mais eficientes e estar sempre à frente da concorrência.
2. Ter um diagnóstico dos suprimentos
Com a produção just in time (na hora certa) e a redução de estoques, o setor de compras deve ter um diagnóstico da situação de suprimentos em cada departamento da empresa, o que evita mobilizar capital sem necessidade. Nesse sentido, o ideal é monitorar o fluxo de materiais no interior da organização para que as compras sejam feitas somente quando preciso.
3. Dispor de um plano de ação
A falta de processos bem definidos pode gerar a ineficiência na rotina do setor de compras. Por isso, é importante que a empresa otimize as atividades e realize as aquisições com base em critérios preestabelecidos, evitando as compras emergenciais.
A proximidade do setor de compras das áreas demandantes é fundamental para tornar as aquisições mais racionais e planejadas evitando sempre que possível a “urgência”.
4. Realizar a gestão de cotações
Dependendo do porte da empresa, o fluxo de informações no setor de compras pode ser enorme. Para evitar perdas de dados ou deturpações nos resultados, é recomendável que exista uma gestão de cotações automatizada, que facilite a tomada de decisão e afaste a escolha por critérios subjetivos. Nesse sentido, o uso de um sistema de compras online permite que os dados sejam agrupados e comparados, tornando a decisão mais rápida e assertiva.
5. Automatizar a gestão de pedidos
Com centenas ou até milhares de pedidos para realizar, a empresa precisa contar com o apoio da tecnologia para assegurar seus processos produtivos. Da ordem de compra ao recebimento, atualmente é essencial dispor de um sistema para automatizar as tarefas e os pedidos, além de agilizar o fluxo de informações e de materiais e facilitar o pagamento.
6. Criar mecanismos de controle
As companhias precisam seguir padrões rígidos de compliance para atestar a integridade das operações.
Ao criar regras claras nos processos de compra, e fiscalizar o cumprimento das normas, o gestor evita que interesses conflitantes com os objetivos estratégicos do negócio interfiram nas aquisições.
Nesse sentido, documentar e controlar todas as etapas da aquisição em um ambiente digital desestimula fraudes, criando um histórico de todas as transações que facilita auditorias e ajuda em tomadas de decisão futuras.
