Eu não sei aí na sua empresa, mas sempre ouço muita confusão e conflitos sobre usar fornecedor preferencial ou contratar um fornecedor exclusivo. Para mim, os dois são totalmente diferentes. Vamos ver?
Fornecedor preferencial X fornecedor exclusivo
Durante o processo de compra fazemos negociações e tratativas com vários fornecedores. Alguns são compra SPOT (pontuais) e outros fazemos catálogos (lista de preços).
No entanto, entre a compra SPOT e a negociação para confecção de catálogo, existe um conceito, que pode ser utilizado para dar mais flexibilidade e velocidade para o cliente interno e mais foco para que os compradores tenham tempo para novas negociações e, assim, desenvolver novos fornecedores.
Este meio termo é o conceito de fornecedor preferencial. O fornecedor preferencial já possui um catálogo ou lista de preço negociado com você.
Então, como funciona?
É simples! Vamos supor que você tenha um acordo com um fornecedor que vende rolamento. Você tem uma lista imensa de itens de rolamento com valores, quantidades e especificação bem definidas e negociadas.
Entretanto, em algum momento do contrato, seu cliente interno pede para incluir um novo rolamento que não está na sua lista original. O que você faz? Bom, você pode ligar para o fornecedor, ou melhor, para três fornecedores e fazer uma cotação, negociar, fazer o comparativo de preço e colocar o pedido de compra.
Tudo isso vai ocupar seu tempo e também o do cliente, que está precisando do rolamento. Ou, você pode utilizar o conceito do fornecedor preferencial. Neste caso, o próprio cliente interno pode entrar em contato com o fornecedor e pedir o rolamento, utilizando um preço de lista pré-negociado.
Verde, amarelo ou vermelho?
Pense como se fosse um semáforo ou sinaleiro ou sinal de rua. A cor verde é para itens que você tem em catálogo, a cor amarela é para os itens que poderão ser tratados com o conceito de fornecedor preferencial e a cor vermelha é para a compra SPOT. E, qual a relação das cores com o conceito?
Na cor verde o cliente interno tem passagem livre e as compras são geradas de forma rápida, precisa e concisa, por meio do catálogo.
Já a cor amarela requer atenção, apesar do cliente interno ter autonomia para comprar direto com o fornecedor preferencial, algumas regras foram estabelecidas, o fluxo de compra flui, mas deve-se ter uma atenção ao processo e nos itens que serão comprados.
A cor vermelha o cliente interno não tem autonomia de seguir o processo sozinho e precisa do conhecimento do comprador para a realizar a compra do item ou serviço.
Fique atento aos pontos abaixo:
- Explique ao seu cliente interno o conceito do que é um fornecedor preferencial;
- Inclua o conceito de fornecedor preferencial e as regras de uso na política de compra;
- Controle o preço, quantidade e especificação das demandas adicionais;
- Deixe claro, para seu cliente interno, o que pode ser incluído no catálogo, através do conceito do fornecedor preferencial;
- Alinhe, durante a negociação do catálogo, como será calculado o novo preço para os novos itens e quais itens podem ser incluídos no catálogo.
Então…
Fornecedor exclusivo é aquele que, por alguns poucos motivos, não podemos fazer concorrência. Por exemplo: patentes, representação exclusiva de marca, monopólio, propriedade intelectual e Royalties. De qualquer maneira, todos estes motivos devem estar também listados na política de compra, junto com o conceito de Fornecedor Exclusivo.
Minha sugestão para garantir transparência no processo é criar um formulário de Justificativa Técnica. Nele deverão estar contidos os detalhes, justificativas e documentação que comprovem que este fornecedor é exclusivo.
Agora que você passou a conhecer o que é um semáforo no processo de compras, coloque o conceito em prática. Assim você ganha tempo para focar em negociações mais estratégicas e seu cliente recebe o material que está precisando mais rápido.
Um grande abraço
Renato Honorato
