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Guia definitivo do Strategic Sourcing: parte 1

O que é Strategic Sourcing, quais são seus benefícios, quais são os passos para rodá-la? Saiba tudo isso e muito mais na primeira parte deste guia definitivo. Entenda mais sobre essa metodologia inovadora, que garante excelentes resultados, não somente para a área de suprimentos, mas também para as empresas que estão apostando nela.

O que é Strategic Sourcing?

Strategic Sourcing é uma ferramenta extremamente robusta, utilizada principalmente pelas áreas de compras que estão maduras para realizar negociação, pois buscam negociar de forma mais técnica, ou seja, fugir daquela negociação de ficar pedindo “descontinho” para o fornecedor.

A metodologia permite entender o custo com um nível de detalhe tão grande, mas tão grande, que algumas áreas de compras, já maduras nessa metodologia há algum tempo, conseguem inclusive dizer qual é o preço daquela mercadoria, daquele produto ou serviço.

A medida que você aprende e se aprofunda no Strategic Sourcing mais técnica você adquire, mais destreza você ganha no uso dessa metodologia e, assim, consegue aplicar e extrair muito mais do fornecedor, aumentando os benefícios para você e sua empresa.

Qual a necessidade do Strategic Sourcing?  

Meu primeiro contato com Strategic Sourcing foi há mais de 20 anos. Já naquela época não queríamos mais ficar pedindo “descontinho” ao fornecedor no momento da negociação. Buscávamos formas de estruturar de uma maneira mais técnica, pois já tínhamos entendido que, ano após ano negociando a mesma categoria, não havia mais espaço para espremer o fornecedor.

Então, como consigo ainda, ano após ano, diminuir o custo disso?

Com o Strategic Sourcing é possível continuar baixando o custo, sem obviamente abalar a qualidade daquilo que você está comprando ou sem prejudicar a margem do fornecedor ao final do dia. Não existe coisa pior do que fazer uma negociação para no fim ver seu fornecedor não ser capaz, por problemas financeiros ou até por entender que a negociação foi tão profunda, de honrar com suas obrigações. Um fornecedor que não consegue honrar com seus compromissos, significa que você vai ter que ir para o mercado buscar outras opções e essa, com certeza, será uma opção mais cara comparando com o seu antigo fornecedor.

Ter uma ferramenta, uma técnica, uma metodologia muito clara, que mostra exatamente quanto custa um produto, um material ou um serviço para você poder negociar, facilita muito a vida do comprador.

Quais são os benefícios Strategic Sourcing?

É notável que são vários os benefícios da metodologia, mas vou citar os principais deles:

  1. Transparência no processo. Normalmente, quando você roda o Strategic Sourcing, a direção da companhia sabe exatamente o que e como está sendo negociado, quais resultados são esperados, o que você prometeu e o que você vai entregar.
  2. Sem surpresas para o fornecedor. Ele não vai dizer que não foi envolvido ou que não sabia que era a última rodada de negociação, ou ainda, que o processo não foi justo para ele.
  3. Rodar a metodologia traz também muito mais saving. Há casos que chegam a 45%, 50%, até 60%. Isso deve-se ao fato de que com o Strategic Sourcing você não olha apenas para o preço. Você vai  muito além, a metodologia leva em conta uma série de detalhes, que na somatória, a empresa acaba por gastar menos. Isto porque, o SS, mira no custo e não somente no preço.
  4. Para a auditoria é muito mais simples porque normalmente montamos um book com todo o processo. Auditando o Book, não há necessidade de solicitar dados específicos para Compras e toda e qualquer negociação pode ser facilmente consultada.
  5. É possível fazer uma gestão a vista do processo. No nosso caso, usamos o modelo Canvas, feito para suportar e dar visibilidade na negociação, como ela era, como queremos que ela seja e o resultado alcançado.
  6. Se amanhã ou depois for preciso fazer um job rotation ou se o comprador sair, quem sentar na cadeira saberá exatamente onde tudo parou, o que já foi feito nos processos anteriores e quais são os próximos passos.
  7. Usando a ferramenta de Alavancas, você consegue entender a maturidade da categoria, quais alavancas ainda não foram utilizadas, quais ainda podem ser utilizadas e, o mais importante, quando uma alavanca não pode ser utilizada, por qualquer motivo, entendemos o impacto que ela gera na categoria e no resultado da economia esperada. O conceito de alavanca é exclusiva da Vorätte e você poderá conhecer mais no item Ferramentas aqui no texto.

Quais desafios você poderá encontrar no caminho?

Tempo. Todo mundo diz que ninguém tem três meses para rodar o Strategic Sourcing. Agora, as empresas mais maduras acham um jeito de rodar a metodologia porque entendem que gera uma enorme economia. Ela entende que dar esse tempo para o comprador é o diferencial que precisa.

Uma opção de ganhar esse tempo é montar as cinco etapas em momentos separados. E, ao longo do ano, preparar uma estratégia, em fase, para uma categoria que está para vencer no próximo ano, por exemplo.

Outro desafio é o conhecimento da estratégia. Para isso é preciso fazer o treinamento e colocar em prática os aprendizados. Uma estratégia é começar com categorias menores e ir aumentando a complexidade com o tempo. Sabemos da dificuldade em começar o processo. Por isso, na metodologia da Vorätte fazemos um acompanhamento pós-treinamento. Acompanhamos a formação de uma categoria, para ter a certeza de que o comprador aprendeu o conceito e consegue aplicá-lo.

E fiquem tranquilos: uma vez que o conceito entra no DNA há uma mudança no mindset.  Você fica muito mais preparado e, então, quer rodar o Strategic Sourcing em todas as categorias, porque o beneficio é enorme para o comprador, fornecedor e para a empresa.

Outra dificuldade é a resistência do cliente interno. Geralmente ele não compreende a metodologia porque ela traz muita inovação, desafia muito o status quo. Por isso, é preciso estar muito alinhado e de mão dada com o cliente interno. É preciso envolvê-lo desde o inicio, para que ele entenda a importância do processo porque no fim do dia a negociação é para ele.

Por outro lado, o fornecedor também poderá gerar resistência. Principalmente o fornecedor atual. Uma saída é explicar que a metodologia é uma excelente forma de trazer melhorias e até continuar como parceiro dele. Durante todos esses anos trabalhando com Strategic Sourcing, posso dizer que entre 60% a 70% dos fornecedores atuais são mantidos depois de rodar a metodologia. Use essas estatísticas para mostrar que ele tem grande chance de permanecer como o atual fornecedor, desde que entenda todas as mudanças que irão ocorrer.

As principais ferramentas usadas para rodar Strategic Sourcing

Existem inúmeras ferramentas atrás da metodologia. Aqui vão as principais para você começar a se familiarizar:

– RFI (Request for Information); RFP (Request for Proposal); RFQ (Request for Quotation); RFF (Request for Features).

Essas são as primeiras ferramentas usadas para entender demanda, fornecedores, onde você está situado, mercado, competidores, especificação, qual é o preço, qual é a cotação e quais as características que seu produto tem ou precisa ter para você ter uma boa negociação.

– Critério de Avaliação robusto

Processo robusto de critério de avaliação. Descobrir se aquele fornecedor pode ou não trabalhar para a sua empresa. Critérios bem definidos só ajudam. Quem nunca recebeu pressão de cliente interno quando ele fala assim “tem esse fornecedor aqui, fecha com ele”? Quando você cria um critério de avaliação robusto em todo o processo não tem desculpa. Fica muito claro porque o processo classificou ou desclassificou um fornecedor.

– Curva ABC 

É uma ferramenta muito importante que consegue segmentar o produto ao ponto de mostrar exatamente os itens mais importantes, quais devem ser negociados, quais podem ser deixado para depois, qual tem o menor custo. Ou seja, é um método de classificação de informações que separa os itens de maior importância ou impacto, os quais são normalmente em menor número. Eu gosto de dividi-lo da seguinte forma:

– Curva A: representa 70% dos gastos (valor) ou quantidade;

– Curva B: representa 20% dos gastos (valor) ou quantidade;

– Curva C: representa 10% dos gastos (valor) ou quantidade.

O percentual das curvas podem variar de acordo com a necessidade de cada projeto. Portanto, use como um parâmetro para nortear seu projeto ou necessidade.

– Matriz Kraljic            

É uma matriz que no seu eixo X, o valor da categoria e no eixo Y, o risco de abastecimento. Com ela é possível plotar seus fornecedores, suas categorias, seus compradores nos quadrantes formados pelo cruzamento destas 2 informações.

– 5 forças de Porter

É utilizada para fazer uma análise competitiva entre empresas. O Strategic Sourcing se beneficiou de alguma forma ao usar as 5 forças de Porter, pois com a técnica é possível entender como a sua empresa é perante à outras empresas. E aí entram as 5 forças: a rivalidade entre os concorrentes, o poder de negociação que você tem com o seu cliente, o poder de negociação de fornecedores, a ameaça de entrada de novos concorrentes e a ameaça de produtos substitutos.

– Alavancas

Criamos na Vorätte uma forma de identificar e mapear a maturidade de uma categoria. Demos o nome de Alavancas. Temos ao todo 59 possíveis alavancas, que podem ser: leilão, contrato de múltiplos anos, Strategic Sourcing, RFI, preço fixo, etc. A ideia é fazer uma entrevista com a categoria e entender cada alavanca possível. Nem toda categoria consegue rodar todas as alavancas, pois cada uma tem a sua particularidade. No final do processo, é possível saber quais são as oportunidades e o qual o peso de cada alavanca dessa categoria. Isso traz um saving previsto. Então, eu descubro o quanto eu consigo gerar de saving, um saving teórico, o que falta rodar de alavanca, ou seja, quais são as minhas oportunidades, e ainda dar visibilidade muito grande para o meu cliente interno.

– Zopa (Zone of Potential Agreement)

Aqui você precisa saber quanto custa aquilo que vai comprar. Entendendo o quanto custa é quando você consegue ancorar o seu preço para conseguir uma melhor negociação. Então, aZopa é o quanto você entende que o seu preço pode variar dentro do preço do seu fornecedor. Quanto melhor for o seu trabalho do Strategic Sourcing mais preciso melhor fica a negociação.

– MDO, LAA e BATNA

São essas três ferramentas que vão dizer qual é a melhor negociação, qual é a hora de sair da negociação, se aquilo que está sendo negociado está alinhado com seu cliente interno. As três técnicas vão dar um direcionamento para entender de forma clara onde você está na negociação. Para entender como o seu fornecedor se comporta, você pode colocar aqui prazo de pagamento, entrega, lote mínimo, janela de negociação e de entrega, etc.

Para finalizar, na próxima semana vamos tratar dos passos do Strategic Sourcing e como garantir que os benefícios da metodologia sejam notados por todos. Não perca!

 

 

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