O Strategic Sourcing é uma ferramenta extremamente robusta, utilizada principalmente pelas áreas de compras que estão maduras para realizar negociação, pois buscam negociar de forma mais técnica, ou seja, fugir daquela negociação de ficar pedindo “descontinho” para o fornecedor. Click e saiba mais sobre a História do Strategic Sourcing
A metodologia permite entender o custo com um nível de detalhe tão grande, mas tão grande, que algumas áreas de compras, já maduras nessa metodologia há algum tempo, conseguem inclusive dizer qual é o preço daquela mercadoria, daquele produto ou serviço.
Mas o que faz o Strategic Sourcing ser tão completo e forte? As ferramentas utilizadas para rodá-lo da maneira certa. Aqui você conhece um pouco mais dessas ferramentas por trás da potente metodologia. Veja como cada uma delas atua e, juntas, formam uma metodologia completa e poderosa.
Ferramentas do Strategic Sourcing e Implementação
A medida que você aprende e se aprofunda no Strategic Sourcing mais técnica você adquire, mais destreza você ganha no uso dessa metodologia e, assim, consegue aplicar e extrair muito mais do fornecedor, aumentando os benefícios para você e sua empresa.
Qual a necessidade do Strategic Sourcing?
Meu primeiro contato com Strategic Sourcing foi há mais de 20 anos. Já naquela época não queríamos mais ficar pedindo “descontinho” ao fornecedor no momento da negociação. Buscávamos formas de estruturar de uma maneira mais técnica, pois já tínhamos entendido que, ano após ano negociando a mesma categoria, não havia mais espaço para espremer o fornecedor.
Então, como consigo ainda, ano após ano, diminuir o custo disso?
Com o Strategic Sourcing é possível continuar baixando o custo, sem obviamente abalar a qualidade daquilo que você está comprando ou sem prejudicar a margem do fornecedor ao final do dia. Não existe coisa pior do que fazer uma negociação para no fim ver seu fornecedor não ser capaz, por problemas financeiros ou até por entender que a negociação foi tão profunda, de honrar com suas obrigações. Um fornecedor que não consegue honrar com seus compromissos, significa que você vai ter que ir para o mercado buscar outras opções e essa, com certeza, será uma opção mais cara comparando com o seu antigo fornecedor.
Ter uma ferramenta, uma técnica, uma metodologia muito clara, que mostra exatamente quanto custa um produto, um material ou um serviço para você poder negociar, facilita muito a vida do comprador.
O início do Strategic Sourcing na área de Compras
Análise de demanda
É o primeiro passo da metodologia. É a construção do que se está comprando, é o alicerce do Strategic Sourcing. Quais são as especificações, o volume, os fornecedores, alíquotas de impostos, qual o origem e destino do produto e o preço que que se paga hoje. Existem empresas especializadas, com softwares especializados, mas a maioria dos compradores usam o MS-Excel para fazer isso.
Curva ABC
Também faz parte da primeira fase do Strategic Sourcing. Ajuda a priorizar aquilo que precisa ser negociado, quais são os principais itens da categoria ou quais são os principais itens do estoque e os principais fornecedores.
É uma ferramenta muito importante que consegue segmentar o produto ao ponto de mostrar exatamente os itens mais importantes, quais devem ser negociados, quais podem ser deixado para depois, qual tem o menor custo. Ou seja, é um método de classificação de informações que separa os itens de maior importância ou impacto, os quais são normalmente em menor número. Eu gosto de dividi-lo da seguinte forma:
– Curva A: representa 70% dos gastos (valor) ou quantidade;
– Curva B: representa 20% dos gastos (valor) ou quantidade;
– Curva C: representa 10% dos gastos (valor) ou quantidade.
O percentual das curvas podem variar de acordo com a necessidade de cada projeto. Portanto, use como um parâmetro para nortear seu projeto ou necessidade.
Make vs buy
Uma análise para saber se vale a pena internalizar, ou seja, fazer dentro de casa, ou se vale a pena comprar um produto, fazer uma verticalização do seu processo.
Gestão a vista
Gestão à Vista É uma ferramenta exclusiva da Vorätte. A gestão a vista dá a estratégia, todo o processo, ou seja, tudo o que você precisa para não se perder. Conseguimos desenvolver um processo em que você faz o treinamento e já consegue colocá-lo em prática no dia seguinte.
Ferramentas para Homologação de Fornecedor
Análise SWOT
É essa análise quem vai mostrar as fortalezas, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças que a categoria, fornecedor ou a empresa têm dentro do processo.
Análise Swot é uma poderosa ferramenta de análise que cabe tanto para o fornecedor, como para o comprador. Neste outro Post veja a Análise de Swot Pessoal
Matriz Kraljic
Mostra como negociar a categoria, como lidar com o seu fornecedor, quem é o melhor comprador para a negociação. A Kraljic divide tudo em quadrantes e deixa claro se é uma categoria crítica ou não crítica, se é estratégica ou alavancada. Para cada um dos quadrantes que cair sua categoria ou fornecedor é preciso montar uma estratégia diferente de abordagem de negociação e até de tratativa.
É uma matriz que no seu eixo X, o valor da categoria e no eixo Y, o risco de abastecimento. Com ela é possível plotar seus fornecedores, suas categorias, seus compradores nos quadrantes formados pelo cruzamento destas 2 informações.
Gostou da Matriz Kraljic? Veja detalhes neste Post completo da Matriz de Kraljic
5 forças de Porter
Mostra o grau de dificuldade, de relacionamento que você pode ter com a sua categoria.
É utilizada para fazer uma análise competitiva entre empresas. O Strategic Sourcing se beneficiou de
alguma forma ao usar as 5 forças de Porter, pois com a técnica é possível entender como a sua empresa é perante à outras empresas. E aí entram as 5 forças: a rivalidade entre os concorrentes, o poder de negociação que você tem com o seu cliente, o poder de negociação de fornecedores, a ameaça de entrada de novos concorrentes e a ameaça de produtos substitutos. Saiba mais sobre as 5 forças de Porter
Se é fácil para entrar novos players, se é difícil, como ela está classificada no meio, etc. Aqui você vai entender qual é a sua força de negociação com essa categoria, com esse fornecedor e com o mercado.
Veja mais em as 5 Forças de Porter
RFx (Request For X = I, Q, P, S, F)
RFI (Request for Information);
RFP (Request for Proposal);
RFQ (Request for Quotation);
RFF (Request for Features).
RFx é a forma que chamamos o grupo de ferramentas que utilizamos para conhecermos melhor nossos fornecedores, capturar o preço e/ou entender melhor uma especificação. Quando incluímos o x no final da RF, isto significa que está representando o I de informação, P de Proposta, Q de Cotação (Quotation) ou F de Especificação (Feature).
Então, a RFI é uma Request For Information e é utilizado para buscar informações básicas do fornecedor como: faturamento, certificações, local de atendimento, etc. A RFP é uma Request For Proposal e é utilizado para fazer uma tomada de preço, sem compromisso, com os principais fornecedores.
A RFQ é uma Request For Quotation e serve para iniciar a cotar os preços dos fornecedores que foram selecionados na RFI. A RFF é uma Request For Features e pode ser utilizado para alinhar ou validar uma característica ou especificação de um produto ou serviço.
Mas com o a experiência que temos em Estratégica de Negociação, estamos aplicando a Request for Solution, esta deve ser utilizada por compradores e empresas mais maduras, que já cortaram o mato alto e precisam ser mais criativas no seu processo de negociação e tomada de preço.
É mais complexa, pois demandará do comprador uma análise mais detalhada do processo, uma vez que não mais estará comparando banana com banana e sim, o melhor valor e análise técnica avançada de TCO para avaliar a solução enviada pelo fornecedor.
Alavanca de benefícios
Criamos na Vorätte uma forma de identificar e mapear a maturidade de uma categoria, chamada de Alavancas. Temos ao todo 59 possíveis alavancas, como leilão, contrato de múltiplos anos, Strategic Sourcing, RFI, preço fixo, entre outras. A ideia é realizar uma entrevista com a categoria e entender cada alavanca possível. Nem todas as categorias conseguem aplicar todas as alavancas, pois cada uma possui suas particularidades. No final do processo, é possível identificar as oportunidades e o peso de cada alavanca na categoria, resultando em um saving previsto. Assim, descobrimos o potencial teórico de savings, as alavancas ainda não utilizadas (ou seja, oportunidades) e oferecemos grande visibilidade para o cliente interno.
No curso Strategic Sourcing Pró, você conhecerá esta ferramenta exclusiva da Vorätte. Mapeamos 59 ações que podem ser utilizadas para melhorar o processo de negociação. Cada ação possui um nível de maturidade e um potencial de redução de custo para a categoria em negociação. Com as alavancas da Vorätte, é possível mapear e identificar o potencial de savings que uma categoria pode gerar. Outra grande vantagem é que a não utilização de uma alavanca pode reduzir significativamente a economia prevista. Se o cliente interno disser que não pode usar alguma alavanca, é possível demonstrar o impacto negativo dessa decisão. Além disso, é possível avaliar o potencial de rodar novamente uma categoria, conhecendo os benefícios de gerar novas economias.
Should Cost
Quanto deveria custar um produto ou serviço. É uma análise extremamente detalhada do custo dos seus fornecedores, item a item, que você vai encontrar dentro da estrutura de preço dele. O melhor preço, por item, de cada fornecedor será o balizador do melhor preço que você poderia ter no mercado. Você pode utilizar este preço para ancorar uma negociação ou para ser a base da sua ZOPA (Zone of Potential Agreement).
TCO (Total Cost of Ownership)
Com ela é possível entender e mapear todo o custo da cadeia de abastecimento de um produto ou serviço. Ao comprar um carro, por exemplo, você precisa saber quanto é o seguro, quanto ele consome de combustível, como é a sua revenda etc. Não é só o preço do produto ou serviço , mas todo o custo que envolve a compra.
Cleansheet
É a análise de um produto ou serviço começando do zero. Você deve desmontar o produto ou serviço que você está comprando e medir e verificar o quanto custa ou deveria custar cada item. Para ajudar na composição do preço, o comprador pode ir ao mercado para cotar e entender quando custa comprar cada item independente. Além disso é possível descobrir se está comprando a melhor tecnologia, por exemplo, pois com o Cleansheet você olha para todos os detalhes do seu produto ou serviço.
Click e entenda Clean Sheet
Cost Break Down
Aqui o comprador vai abrir os custos do fornecedor com a ajuda dele. Então ele saberá qual é a porcentagem da matéria prima, da mão de obra, da energia elétrica, dos impostos, etc. Este é um item obrigatório em toda a negociação e deve ser solicitado durante a RFI ou RFP.
Homologação de fornecedor
Aqui é possível entender se aquele fornecedor está ou não aderente no seu processo, qual a participação dele na sua empresa e a sua participação na empresa dele, se ele tem fôlego financeiro para aguentar as inovações que você vai propor, etc.
Os irmãos metralhas: BATNA, MDO, LAA
Em uma negociação, é essencial conhecer suas melhores alternativas. O conceito de BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) representa exatamente isso: a melhor alternativa disponível. Ele define seu ponto de entrada ou saída em uma negociação.
BATNA, MDO e LAA: Estratégias para uma Negociação Eficaz
Ao planejar sua estratégia, identifique seu BATNA para saber até onde pode ir. Por exemplo, se durante a negociação você recebe propostas e sabe que pode obter um desconto de 5%, esse é seu BATNA.
O segundo passo é o MDO (Most Desirable Outcome), que representa o objetivo que você gostaria de alcançar. Utilizando as melhores práticas da categoria, você pode, por exemplo, mirar em uma redução de 12%.
Por fim, temos o LAA (Least Acceptable Agreement), seu sonho de consumo. Esse é um grande desafio, baseado em estudos ou táticas específicas, que você tentará alcançar.
Com esses três elementos, você monta suas estratégias. Se alcançar o LAA for difícil, sua segunda opção é o MDO, e a terceira é o BATNA. Se nem mesmo o BATNA for atingido, é hora de sair da negociação.
Essas ferramentas ajudam a determinar a melhor negociação e o momento de sair, garantindo que o que está sendo negociado está alinhado com as necessidades do seu cliente interno.
Além disso, é importante entender como seu fornecedor se comporta, considerando aspectos como prazo de pagamento, entrega, lote mínimo e janelas de negociação.
Matriz de risco
É ela quem vai definir qual é o risco, por exemplo de uma troca de fornecedor ou uma extensão de contrato para 3 anos etc. Se o comprador fará uma substituição perfeita de um produto ou serviço, quais são os riscos disso? Parada de produção, desenvolvimento de novo fornecedor, ou eventualmente um custo de set-up?
Finalização de uma negociação
Catálogo
É uma lista de preço derivada de quando você faz a negociação e entrega isso para o seu cliente final poder executar a compra. Este lista de preço pode ser entregue numa planilha de MS-Excel ou num sistema de compras.
LOI (Carta de Intenção)
Garante o acordo realizado na mesa de negociação. Deve conter os termos e condições acordados e ser entregue logo ao fim da negociação. ( não confunda com Carta de fim de Cotação)
Pós-negociação
QBR
É uma forma de você trimestralmente conversar com seus principais fornecedores e mapear com ele como está o processo, quais são as inovações, o que poderia entrar como melhoria, problemas que você possa ter, planos de ação para resolver esses problemas, etc.
Curso Stratégic Sourcing Voratte
Todas estas ferramentas você vai ver e aprender a usá-las no Curso Stratégic Sourcing da Voratte, único com Certificação de extensão universitária pelo MEC
Benefícios do Strategic Sourcing
Em tempos de recessão, como este em que estamos, e mesmo em períodos de “vacas gordas”, o Strategic Sourcing tem um papel muito importante dentro de uma organização. Com a economia em baixa, é preciso reduzir custos, porém não a qualquer preço. É fundamental reduzir esse custo com qualidade, perenidade, com garantia de manter fornecedores qualificados. E para isso, o Strategic Sourcing é a melhor ferramenta por vários motivos.
Guia definitivo do Strategic Sourcing – Parte 2: Como implementar na sua Categoria
Na primeira parte do Guia definitivo do Strategic Sourcing abordamos o conceito da metodologia, a necessidade,as ferramentas usadas para rodá-la e seus benefícios. Agora, nessa segunda parte, você confere o passo a passo para rodar o Strategic Sourcing.
Os passos do Strategic Sourcing
Aqui no Curso Strategic Sourcing online da Voratte estimamos que o processo bem montado demora, em média, de três a seis meses para ser rodado. Isso vai depender muito do tamanho da categoria, do desafio e daquilo que você tem que desenvolver. Leva tempo, porém quando bem rodado, o
método traz inúmeros benefícios que envolvem desde redução de custo à processo de trabalho.
Confira as etapas para aplicar a metodologia que traz excelentes resultados:
Passo 1 – Cronograma de Implantação
O primeiro passo é ter um cronograma daquilo que você vai negociar e as etapas para você fazer um Kick off, sempre alinhado com seu cliente interno. Estar alinhado com o cliente interno é fundamental para saber se aquele projeto é importante para ele, caso contrário, você estará sozinho no projeto. Além disso, você vai precisar de muitas informações dele.
Outro ponto é combinar que, para a categoria em negociação, não será mais permitido conversas entre cliente interno e fornecedor. Assim, a categoria fica blindada e você evita interferências e ruídos. Ou seja, não pode mais ter almoço com o fornecedor, nem de compras e nem de cliente interno, não pode mais ter reuniões paralelas também. Tudo isso para garantir a transparência desse processo.
Passo 2 – Análise da Demanda
A segunda etapa é começar a analisar a demanda, quer dizer, o que se comprou no passado, como se comprou, como era o projeto, etc.
Aqui é preciso olhar todos os detalhes da negociação e fazer uma análise para: entender lote mínimo; o melhor momento de compra; a sazonalidade; as vantagens; se em algum momento deixou de comprar; quantos fornecedores estavam provendo aquele produto; se todos tinham o mesmo preço; se é o momento de você abrir mais fornecedores ou colocar menos, etc. Assim, você começa a entender toda essa parte de demanda da sua categoria.
Passo 3 – Análise de Mercado
Na sequência da demanda, você vai analisar o mercado. Como é que é esse mercado? É aqui que entra as 5 forças de porter, que falamos na primeira parte desse guia. Ao aplicá-la, você passa a entender qual é a sua força, qual é o seu poder de barganha, qual é o seu poder de negociação nessa categoria com esse fornecedor.
Outras ferramentas como: TCO, Engenharia de Valor, RFx, Cost Breakdown. make vs. buy, teste de cenários, definir critérios de avaliação, homologação de fornecedor, entre outras, são muito úteis e altamente recomendadas nesta fase.
Passo 4 – Conhecendo a Categoria com a Matriz de Kraljic
A próxima etapa é aplicar a matriz kraljic – abordada na primeira parte do guia – para entender onde a categoria está plotada e como deverá ser analisada e negociada.
Feito isso, você vai entender o seu fornecedor. Vai descobrir quantos fornecedores tem, se é uma categoria com poucos ou muitos fornecedores, quais são as oportunidades nessa categoria.
Então é possível trabalhar melhor, entender melhor a sua categoria em termos de fornecedor. É aqui que você vai olhar o preço, a estrutura, vai fazer uma análise financeira do fornecedor para saber se ele tem condições de atendê-lo. Conheça a Matriz de Kraljic e todos os seus pormenores.
Baseado na sua análise de demanda para entender a projeção, você saberá se esse seu fornecedor vai continuar a ter condições de te atender ou se ele é muito pequeno para suportar suas demandas futuras.
Passo 5 – Traçando o Caminho Estratégico
O próximo passo é montar a estratégia. E para isso você precisa definir quantas rodadas de negociação serão realizadas, quais fornecedores serão convocados, qual o preço estipulado, qual é o ZOPA, o
MDO, o LAA e o BATNA que você quer ter na sua negociação. É preciso entender tudo isso para montar a melhor estratégia.
Aqui é quando você define se é possível ou não ter leilão com aqueles fornecedores, se tem tecnologia disponível, se haverá inovação e como isso será utilizado na mesa de negociação.
Uma dica essencial aqui é saber quais perguntas deverão ser feitas. Porque, mais importante que comprar, principalmente nas primeiras rodadas de negociação, é saber fazer as perguntas certas pra coletar informação e ai ajustar a negociação para a rodada final.
O que é importante nessa mesa de negociação? Quem vai participar do outro lado? Do seu lado, quem vai sentar na mesa com você? Onde você vai sentar? Essa são apenas algumas perguntas que você precisa ter respostas para preparar a sua negociação.
Além disso, é muito importante enviar um convite de reunião com uma certa antecedência para não pegar o fornecedor de surpresa. Quando você faz o Strategic Sourcing, quanto mais preparado estiver o seu oponente, melhor. Porque o que você está buscado, já tendo amassado muito do seu fornecedor, é uma negociação colaborativa.
Eventualmente, você precisa montar uma apresentação para explicar para o fornecedor o que será abordado, o que você espera, o que está sendo comprado, qual é a especificação, quais são as dúvidas. Isso para poder alinhar a especificação desejada, saber se ele pode trazer uma especificação diferente, se pode trazer um substituto perfeito para aquele item que você está comprando.
Às vezes, você está comprando algo muito caro ou um item que não é padrão de mercado. O fornecedor pode e deve trazer ideias. Você deve provoca-lo à trazer inovação para uma próxima reunião. Não existe ninguém melhor que o fornecedor para te ajudar a encontrar a melhor especificação para a sua necessidade. Às vezes, gostaríamos de ter um carro esportivo, mas o carro mais indicado para nosso negócio é uma SUV.
Então, tudo isso vai formar a sua estratégia de negociação, como você irá abordar esse mercado e o fornecedor.
Passo 6 – Aplicar a Estratégica
Aqui é o momento de sentar na mesa de negociação e executar o que você se planejou na montagem da estratégia. Então se, segundo a sua estratégia a primeira reunião é para obter informações relevantes você fará perguntas para seu fornecedor e vai amarrar isso de alguma forma nas próximas reuniões. Se é mandar o farol, você vai mandar o farol. Se é fazer leilão, tenha tudo preparado para isto etc. O importante é fazer acontecer, passo a passo, aquilo que foi planejado.
Além de estar preparado tecnicamente com todos os dados acima, saber entender os sinais que estão sendo passados durante a negociação são essências para saber a hora de incluir novos itens na negociação ou até mudar de assunto. Outro ponto importante é sua habilidade de saber negociar. Este é um item que vejo muitas pessoas se gabando com suas façanhas, mas poucos tem a habilidade de realmente saber negociar e tirar o melhor resultado da negociação. Aqui, o importante é treinar, treinar, praticar e pedir feedback ou fazer uma autoanálise para entender o que pode ser melhor para as próximas negociações.
Entender que a outra parte também aprende com você e aprende com seus jeitos e manias. Então, aprender outras formas de negociar pode ser um diferencial.
Passo 7 – Fechando o Negócio
A penúltima fase é o envio de uma LOI (Carta de Intenção). Isso porque normalmente as empresas demoram um pouco para finalizar o contrato. E, aqui tem uma pegadinha! O Strategic Sourcing prega
negociar as cláusulas de contrato no mesmo momento que você está negociando o contrato.
Na verdade a cláusula de contrato deveria ser disparada junto com a RFI e RFP, pois nesse momento você tem força na negociação. É aqui que você consegue fazer o seu diferencial e negociar melhor as cláusulas.
Outra grande oportunidade aqui, é ter pré-alinhado com o seu Jurídico cláusulas de contratos padrões que garantam a velocidade e a facilidade da implementação dos contratos, SLAS, nultas e informações relevantes ao seu negócio.
Passo 8 – Go Live (início do fornecimento)
Por último, é importante fazer um Kick off de hand over de quem negociou, com o fornecedor e com a área solicitante. É importante que a área entenda e saiba o que foi negociado. É importante que o fornecedor e o usuário escutem de você a negociação acordada, pois assim não haverá dúvida no processo, já que cada um sabe qual é o seu papel e sua responsabilidade. Você pode até usar uma RACI – ferramenta para definir o papel e responsabilidade de cada pessoa dentro do processo. Obviamente, durante todo o processo tanto o fornecedor quanto o cliente interno foram envolvidos. Mas, é importante no final passar, a limpo, tudo o que foi negociado.
(Boas) Mudanças são bem-vindas
As transformações de uma empresa que passa a aplicar o Strategic Sourcing são inúmeras. Há uma mudança, por exemplo, na relação de compras com o cliente interno. O cliente interno entende que o processo está menos burocrático, que a área de compras está mais engajada, pois passa a conhecer daquilo que está comprando. Há uma aproximação entre os dois lados.
Além disso, a área de compras passa a entender melhor o negócio e, assim, traz mais resultado com mais qualidade e perenidade, traz também inovação e diferenciais para o que o negócio está esperando. Com menos foco em preço e mais foco em custo.
Outro ponto que vale destacar é que rodar o Strategic Sourcing facilita a resolução de problemas, porque claro que há problemas, não estamos no mundo perfeito de Alice. Isso porque ao rodar a ferramenta é possível entender os riscos e, com isso, se programar com ações para corrigi-los. Um bom processo de Strategic Sourcing prevê um mapeamento e mitigação dos riscos.
Há também uma fidelidade maior com os fornecedores, resultado de uma aproximação e parceria. Para se ter uma ideia, segundo estatísticas, 70% dos fornecedores são mantidos quando o Strategic Sourcing é rodado.
Ganha todo mundo
No treinamento de Strategic Sourcing da Vorätte, abordamos as ferramentas usadas na metodologia, e vamos além. Falamos sobre como se relacionar com o fornecedor, com o cliente interno e, por isso, o curso fica muito completo. Debatemos o marketing pessoal e como mostrar essas melhorias.
A ideia é ter cada vez mais profissionais de compras capacitados, para verdadeiramente fazer a diferença, dentro da empresa, no mercado, fazendo grandes negociações. Não tem nada melhor que ter uma equipe de alta performance, que realmente consiga entregar e desenvolver, pois isso impulsiona todo mundo, inclusive o diretor e o gerente. Quando você tem uma equipe gabaritada de altíssima performance todo mundo sai ganhando.
